ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Process

Back

PP1.3, R0, May 2019

Öğrenci İşleri Süreci

Generate PDF

ENTRIES	RESOURCES	OUTPUTS
PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS:
Rektörlük yazıları Akademik birimlerden gelen yazılar Öğrencilerin veya mezunların bireysel talepleri (dilekçe, başvuru formu vb.) ÖSYM yerleştirme belgeleri Yabancı uyruklu öğrenci yerleştirme belgeleri (YÖS vb.) Kanuni yükümlülükten kaynaklanan bilgilendirmeler (Göç idaresi, askerlik şubesi, KYK vb.) Resmi ve özel kurumlardan gelen talepler OMÜ İş Takvimi	Ofis ortamı Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım İnsan kaynakları EBYS KAYSİS ve yasal mevzuat Öğrenci işlerine tahsis edilen ödenek Öğrenci işleri otomasyonu Çift anadal – yan dal başvuru sistemi Yatay geçiş başvuru sistemi Özel yetenek sınavı başvuru sistemi YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi	Mezuniyet belgeleri (Diploma, ekleri vb.) Eğitim-öğretim faaliyetlerine ilişkin duyuru / bilgilendirme / güncellemeler Belge (transkript, öğrenci belgesi, vb.) Öğrenciye özel dokümanlar Öğrenci işlerine ait veriler ve raporlar

Activities

F1.3.1 Akademik takvim işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Akademik Takvim Ofisi Personeli ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi Öğrenci İşleri Daire Başkanı	PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ PP.1.3.PRS.0001 OMÜ ULUSLARARASI ÖĞRENCİ KABUL YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
Tracking Criterion:

F1.3.2 Kontenjan işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi ÖİDB Kontenjan Ofisi Personeli Öğrenci İşleri Daire Başkanı	PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
Risks: Yanlış kontenjan işlenmesi nedeniyle eğitim altyapısı olmayan birime öğrenci yerleştirilmesi Yanlış kontenjan işlenmesi nedeniyle eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirilememesi

F1.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) Çift anadal / yandal işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Kesin Kayıt Personeli ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi	PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
Risks: Kayıt için kuruma gelmesi gereken program bilgisinin, YÖKSİS’e yanlış tanımlanması snucu öğrencinin e-devlet’ten kayıt hakkı kazanması Kayıt hakkı kazandığı halde ortaöğretim mezuniyet bilgisi problemli olan öğrencinin taahhüt belgesi alınmadan kayıt yapılması Kesin kayıt yapmak için öğrenci yerine üçüncü kişilerin gelerek kayıt yaptırması Kayıt hakkı kazanan öğrencinin farklı bölüme veya sınıfa kaydının yapılması Kayıt hakkı kazanmadığı halde öğrenci kaydının yapılması

F1.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi ÖİDB Farabi Ofisi Personeli ÖİDB Kontenjan Ofisi Personeli Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi	PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
Risks: Özel öğrenci başvurularında kendi kurum onayına bakılmadan kaydının yapılması sonucunda YÖKSİS ekranında iki üniversitede kayıtlı görünür olması Özel öğrenci başvurusunu zamanında yapılmadığı halde kabul edilmesi işlemlerin aksaması öğrencinin eğitim faaliyetine geç katılması ve eğitim faaliyetinin aksaması Farabi gelen/giden öğrenci bilgisinin zamanında işlenmemesi, sonucunda YÖKSİS ekranında iki üniversitede kayıtlı görünür olması

F1.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu ÖİDB Not İşlemleri Ofisi Personeli Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Tracking Criterion:
Risks: Belgeye dayanmadan not girişi işleminin yapılması sonucunda öğrencinin başarı durumunda değişiklik olması Akademik takvimde belirtilen not giriş tarihlerinin bitmesini takip eden günde öğrenciye notların aktarılmaması sonucunda bütünleme veya tek ders sınavına girecek öğrencilerin geç haberdar olması veya başvuruyu kaçırması Eksik veya yanlış intibak yapılması yüzünden öğrencilerin eğitim süresinin uzaması Not bildirim, düzeltme ve intibak işlemlerinin uzun süre geciktirilmesi sonucunda öğrencinin ders kaydında problem yaşaması, bursunun kesilmesi mezuniyetinde gecikme olur Not düzeltme bilgisinde belirtilen notların bilerek veya sehven sisteme yanlış aktarılması sonucunda öğrencinin başarı durumunda değişiklik olması

F1.3.6 Diploma ve diploma eki işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Diploma İşlemleri Personeli ÖİDB Diploma ve Mezun Öğrenci İşlemleri Ofis Sorumlusu ÖİDB Mezun Öğrenci İşlemleri Personeli Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Tracking Criterion:

F1.3.7 Mezuniyet işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Kesin Kayıt Personeli ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Tracking Criterion:
Risks: Burs işlemlerinde başarı durumunun hatalı bildirilmesi sonucunda haketmeyen öğrencinin burs alması veya hakeden öğrencinin bursunun kesilmesi

F1.3.8 Öğrenci burs işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Burs İşlemleri Ofisi Personeli Öğrenci İşleri Daire Başkanı İdari ve Mali İşler Birim Yöneticisi
Tracking Criterion:

F1.3.9 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu Öğrenci İşleri Daire Başkanı PDB Özlük İşlemleri Personeli ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Tracking Criterion:
Risks: Yeni müfredat ve müfredat güncellenmesi işlemlerinin hatalı yapılması ders kayıtlanma aşamasının aksaması Yeni müfredat ve müfredat güncellenmesi işlemlerinin hatalı yapılması, öğrenci GANO’sunun hatalı hesaplanması Muafiyet/intibak komisyonlarının zamanında oluşturulamaması sebebiyle öğrencilerin derslerinin aksaması Yeni müfredat ve müfredat güncellenmesi işlemlerinin hatalı yapılması, bilgi paketinin güncellemesinde problem yaşanması

F1.3.10 Müfredat güncelleme işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Müfredat Düzenleme Ofisi Personeli ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Tracking Criterion:

F1.3.11 Yaz okulu işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi	PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
Tracking Criterion:

F1.3.12 Ders kayıtlanma işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Tracking Criterion:

F1.3.13 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Bilgi Sistemleri Ofisi Personeli ÖİDB Bilgi Sistemleri Ofisi Sorumlusu
Tracking Criterion:
Risks: Öğrenci ödeme işlemlerinde fazla veya eksik tahakkuk ettirilmesi sonucunda öğrencinin fazla veya eksik ödeme yapması

F1.3.14 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ÖİDB Katkı Payı ve Öğrenim Ücreti Ofisi Personeli Öğrenci İşleri Daire Başkanı ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Tracking Criterion:

F1.3.15 İstatistik ve raporlama hizmetleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	Öğrenci İşleri Daire Başkanı
Tracking Criterion:

Tracking Criterions

Code	Tracking Criterion	Status	Tracking Frequency	Related Units	Realization Value
İK1.3.1.1	Akademik takvimlerde yıl içerisinde değişiklik yapılma sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.2.1	Hatalı kontenjan girişi yapılan program oranı	Active	12		0	Goals
İK1.3.4.1	Evrakları zamanında senatoya sunulmayan özel öğrenci başvuru sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.4.2	Evrakları süresi içinde gönderilmeyen farabi öğrencisi sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.4.3	Süresi içerisinde işlenmeyen Farabi gelen/giden öğrenci sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.5.1	Not bildirim ve düzeltme formlarının sisteme işlenme süresi	Active	12		0	Goals
İK1.3.5.2	Hatalı not girişi için yapılan düzeltici işlem sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.5.3	Sisteme girilen not bildirim ve düzeltme formu sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.6.1	Hatalı basılan diploma sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.6.3	Tescile gönderilen hatalı diploma sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.6.4	Verilen hatalı transkript sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.9.1	Öğrenci disiplin işlemleri ile ilgili öğrenci bilgi sistemine hatalı bilgi girişi yapılan öğrenci sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.10.1	Ders değişikliğinde hatalı eşleştirilen ders sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.10.3	Derse ait bilgilerin öğrenci bilgi sistemine hatalı işlenme sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.12.2	Öğrenci bilgi sisteminin kullanılamadığı saat sayısı	Active	12		0	Goals
İK1.3.14.1	Katkı payı/öğrenim ücreti eksik veya fazla tahsil edilen öğrenci sayısı	Active	12		0	Goals