Process

PP2.1, R1, June 2020

Bilgi Üretimi Süreci

PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, Araştırma Merkezleri
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS:
ENTRIES RESOURCES OUTPUTS
  • Öğretim üyelerince yapılan proje başvuruları
  • Kurum/kuruluşlardan gelen resmi yazışmaları (bilgi, veri, görevlendirme talepleri, anket vb.)
  • Üniversite dışından gelen proje teklifleri
  •      Akademi birimlerden gelen resmi yazışmalar (görevlendirme vb.) 
  •      OMÜ İş Takvimi
  • Ofis ortamı
  • Bilgisayar ve benzeri teknik altyapı
  • İnsan kaynağı
  • EBYS
  • KAYSİS
  • TÜBİTAK panel sistemi ve kriterleri
  • BAP otomasyon sistemi
  • TÜBİTAK Transfer Takip Sistemi
  • İlgili ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlardan sağlanan bütçe ve fonlar
  • TÜBİTAK UBYT dergi listesi
  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (MYS)
  • Ara raporlar
  • Proje kesin raporu
  • BAP komisyonu proje kabul raporu
  • BAP komisyonu proje izleme raporları
  • Proje istatistikleri
  • Duyurular 
Activities

F2.1.1 Bilgilendirme ve Duyuru İşlemleri

Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı
Dekan
Fakülte/Yüksekokul/MYO/Enstitü Sekreteri
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
BAPKOB BAP Destek Programları Ofisi Personeli
BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli
BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli
BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
    Tracking Criterion:

    Risks:

    Çapraz Bulaşma-Kros Kontaminasyon oluşması
    Deney sonuçlarını onaylayan müdür yardımcısı rolünün aynı zamanda analiz personeli olması sebebiyle tarafsızlık ve gizliliğin ihlali
    Mikrobiyolojik analiz sırasında kullanılan malzemenin dökülerek kültürün etrafa saçılması veya bulaşması
    Araştırmacıların yabancı dil yeterliliklerinin düşük olması nedeniyle uluslararası nitelikli yayın sayısının düşük olması
    Araştırmacı niteliğinin düşük olmasından dolayı üniversitenin endekslerde istenilen sıralamalarda yer almaması

    F2.1.2 Ar-Ge Alt Yapısı İşlemleri

    Goal of the Activity:
    Units in Which the Activity Is Carried Out:
    Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
    Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
    BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli
    BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
    Rektör
    Rektör Yardımcısı
    PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
    PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
      Tracking Criterion:

      Risks:

      Öğretim elemanlarının kurum dışı projeleri hakkında bilgi vermemesi nedeniyle üniversitenin sağlıklı veri toplayamaması
      Yapılan çalışmalara toplum tarafından istenilen düzeyde önem verilmemesi

      F2.1.3 Araştırmada Öncelikli Alanların Belirlenmesi

      Goal of the Activity:
      Units in Which the Activity Is Carried Out:
      Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
        Tracking Criterion:

        Risks:

        Birimlerin doğru ve güncel veri girmemeleri nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması

        F2.1.5 İç Kaynaklı Proje (BAP) İşlemleri

        Goal of the Activity:
        Units in Which the Activity Is Carried Out:
        Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
        BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli
        BAP Proje Yürütücüsü
        Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Komisyonu
        Bilimsel Araştırma Projeleri Alt Komisyonu (BAPAK)
        Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
        BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
        Rektör
        Rektör Yardımcısı
        PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
        PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
          Tracking Criterion:

          Risks:

          Akredite bazı analizlerde deney sorumlusu sayısının tek personelle sınırlı olması
          Otoklava konulan cam malzemenin basınç nedeniyle patlaması ve sıcaklıktan kaynaklanan yanma
          Merkezin mülkiyetinden kaynaklı riskler
          Müşteri şikayetlerinin prosese uygun değerlendirilmemesi sonucu paydaş güveninin azalması
          Güncel olmayan bir dokümanın personel tarafından kullanımı
          Deney Ögelerinin analiz işlemlerinden sonra uygun koşullarda Bertarafı ve İmhasının sağlanılamaması
          Sonuçların yanlış yorumlanması ve uygunluk beyanının doğru olmaması
          Laboratuvarın faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi sırasında elde edilen verilerin ya da oluşturulan tüm bilgilerin gizliliğin korunmaması
          Personelin müşteriler ile çıkar, akrabalık ilişkilerine girmesi.
          Ölçüm belirsizliği bileşenlerinin eksik ya da yanlış tespit edilmesi sonucu ölçüm belirsizliği değerinin yanlış olması ve raporlarda uygunluk beyanlarına olumsuz etki,sonuçların güvenirliğinin azalması.
          Personel(ler)in COVİD-19 ile enfekte olması
          Analizler için gerekli sarf ve referans malzemelerin tükenmesi ve olağanüstü hal durumları (pandemi, salgın, afet vb.) sebebi ile temin edilememesi
          Cihaz Bakımlarının/Performans testlerinin yetkili servis şehir/ülke dışında olması sebebi ile yapılamaması
          Kullanılan önlüklerin üzerine görülmeden sıçrayabilecek olan kültürlerin bulaşması
          Hatalı deney raporu üretilmesi
          Laboratuvarda kullanılan genel referans malzemelerin raf ömürlerine ve kalibrasyon zamanlarına dikkat edilmemesi.
          Müşterinin deney sonucuna itirazı durumu
          Deney ögelerinin laboratuvarda uygun koşullar altında muhafaza edilememesi
          Geçerli Kılma/Doğrulama çalışmalarında oluşabilecek hatalı veriler
          Uygun olmayan ürün/hizmetin kabul edimesi
          Ölçüm sonuçlarının izlenebilirliğinin sağlanmaması
          Hatalı sonuç veren veya arızalı olan cihazların kullanılması
          Donanımlara ait doğrulamaların zamanında yapılmaması
          Donanımların bakımlarının geciktirilmesi veya gerçekleştirilmemesi
          Enerji kesintileri sonucu ölçüm/analizlerin yarıda kesilmesi
          Uygun sıcaklık ve nem şartlarının sağlanaması sebebiyle metotlarda uygunsuzluğun oluşması
          Laboratuvarda Analiz Personellerinin işlemler sırasında gerekli koruyucu önlemlere dikkat etmemesi
          Personel ayrılması ile analizlerin devamlılığının sıkıntıya düşmesi
          Personelin yetkinliğini kaybetmesi sonucu ölçüm ve analiz performanslarının düşmesi
          Laboratuvar iç iletişimin sağlanamaması sebebiyle işlerde aksamalar olması
          Müşteri bilgilerinin dış kaynaklarla isteği dışında paylaşılması
          Araştırma deneylerinin gizliliğinin sağlanamaması sebebiyle fikir sahibinin fikri sınai haklarının zarara uğraması
          Laboratuvar personellerine yönetim tarafından baskıların yapılması, deney sonuçları üzerinde tarafsızlığın bozulması
          OMULAB yazılımının herhangi bir aksaklık sebebiyle kullanılamaması (elektrik kesintisi, bilgisayar işletim sistemi ve donanım sorunları vb.)
          Merkezin farklı hocalar ve birimlerle iş birliği yoluyla kurduğu laboratuvarlarda anlaşmazlık halinde akreditasyonun riske girmesi
          Merkezin yıl sonu bütçe değerlendirmeleri sonrasında zarar etmesi sebebiyle analiz çeşitliliğinin etkilenmesi
          OMULAB yazılımında sunucu bilgisayarın çökmesi sonucu geçmiş kayıtların tehlikeye girmesi
          Olağanüstü hal sebebi ile analiz talebinin durması ve laboratuvar faaliyetlerinin gerçekleştirilememesi
          Olağanüstü hal sebebi ile Dış kalite kontrolün yeterlilik testi katılım planına uygun olarak yürütülememesi
          Olağanüstü hal sebebi ile iç tetkikin ve YGG bin zamanında yapılamaması
          Uzaktan çalışma döneminde kurum içi iletişim yollarının kullanılamaması sebebiyle kalite yönetim sistemi çalışmalarının aksaması
          Cihaz Kalibrasyonlarının Akredite laboratuvarın şehir dışında olması sebebi ile yapılamaması
          Satın alma ve mal-malzeme-hizmet temini süreçlerinin uzaması

          F2.1.6 Ulusal Dış Kaynaklı Proje İşlemleri (Ar-Ge Projeleri, Sosyal Sorumluluk Projeleri, Kontratlı Projeler, Farkındalık Projeleri)

          Goal of the Activity:
          Units in Which the Activity Is Carried Out:
          Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
          Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
          BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli
          BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
          BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli
          Rektör
          Rektör Yardımcısı
            Tracking Criterion:

            F2.1.7 Uluslararası Dış Kaynaklı Proje İşlemleri

            Goal of the Activity:
            Units in Which the Activity Is Carried Out:
            Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
            Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
            BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli
            BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
            BAPKOB TTO İlişkiler Ofisi Personeli
            Rektör
            Rektör Yardımcısı
              Tracking Criterion:

              F2.1.8 Proje Çıktılarının İzlenmesi

              Goal of the Activity:
              Units in Which the Activity Is Carried Out:
              Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
              Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
              BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli
              BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
                Tracking Criterion:

                F2.1.9 Araştırmaların Görünürlüğünün Sağlanması İşlemleri

                Goal of the Activity:
                Units in Which the Activity Is Carried Out:
                Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
                Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi Koordinatörü
                BAPKOB BAP İşlemleri Ofisi Personeli
                BAPKOB Dış Kaynaklı Projeler Ofisi Personeli
                BAPKOB Proje İşlemleri Birimi Yöneticisi
                  Tracking Criterion:

                  F2.1.10 Projelerin Toplumsal Katkısının Ölçülmesi

                  Goal of the Activity:
                  Units in Which the Activity Is Carried Out:
                  Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
                    Tracking Criterion:

                    F2.1.11 Telif Haklarını Koruma İşlemleri

                    Goal of the Activity:
                    Units in Which the Activity Is Carried Out:
                    Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
                      Tracking Criterion:

                      F2.1.12 Uygun olmayan ürün/hizmet ile ilgili iş ve islemler

                      Goal of the Activity:
                      Units in Which the Activity Is Carried Out:
                      Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
                      Dekan
                      Fakülte/Yüksekokul/MYO/Enstitü Sekreteri
                      Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
                      PP.5.2.PRS.0006 OMÜ UYGUN OLMAYAN ÜRÜN VE HİZMET PROSEDÜRÜ
                      Tracking Criterion:

                      F2.1.13 Duzeltici/iyileştirici faaliyetler

                      Goal of the Activity:
                      Units in Which the Activity Is Carried Out:
                      Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
                      Dekan
                      Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
                      Fakülte/Yüksekokul/MYO/Enstitü Sekreteri
                      PP.5.2.PRS.0005 OMÜ DÜZELTİCİ VE İYİLEŞTİRİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ
                      Tracking Criterion:

                      F2.1.14 AR-GE Altyapıları Kalite Geliştirme İşlemleri

                      Goal of the Activity:
                      Units in Which the Activity Is Carried Out:
                      Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
                      KİTAM Birim Sorumlusu
                      KİTAM Kalite Yönetim Birim Sorumlusu
                      Tracking Criterion:

                      Tracking Criterions

                      Code Tracking Criterion Status Tracking Frequency Related Units Realization Value
                      İK2.1.1.1 Zamanında değerlendirilmeyen başvuru sayısı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.1.2 Zamanında sonuçlandırılmayan proje sayısı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.1.3 Bilimsel değerlendirmeye alınmadan usulden reddedilen proje başvurusu sayı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.2.2 BAP projelerinde kabul edilme oranı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.4.1 BAP projelerine tahsis edilip kullanılmayan bütçe oranı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.9.1 Sözleşme yükümlülüğünü yerine getirmeyen yürütücü sayısı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.9.2 Süre uzatma istenen proje sayısı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.10.1 OMÜ projeleri toplumsal katkı puanı Active 12 0 Goals
                      İK2.1.14.1 Geliştirilen yeni analiz metodu sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.2 Akredite olunan analiz metodu sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.3 İç tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluk sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.4 Akreditasyon denetimlerinde tespit edilen uygunsuzluk sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.5 Müşteri şikayeti sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.6 Katılım sağlanan yeterlilik testi sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.7 Başarılı sonuç alınan yeterlilik testi sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.8 Hatalı düzenlenen analiz raporu sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals
                      İK2.1.14.9 Laboratuvar personelinin katılım sağladığı eğitim sayısı Active 12 KARADENİZ İLERİ TEKNOLOJİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ 0 Goals