Process
PP5.2, R0, May 2019
Kalite Yönetimi Süreci
PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS:
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
- Birimler arası yazışma
- Kurumlar arası yazışma
- Kurum içi ve dışı bilgilendirme ihtiyacı
- Stratejik Plan
- Kurumsal Değişken Listesi
- Kurumsal Değişken Verileri
- Proses Planı
- Kalite Komisyonu Toplantı Gündemi
- Kalite Komisyonu Kararları
- Görev tanımları
- Organizasyon şemaları
- Kalite Hedefleri ve Gerçekleşme Sonuçları
- Süreç Yönetimi Güncelleme Formu
- KIDR sonuçları
- OMÜ İş Takvimi
- Ofis Ortamı
- Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı
- İnsan Kaynağı
- EBYS
-
KAYSİS-Yasal Mevzuat
- E-Bütçe otomasyon Sistemi
- KALEM yazılımı
- Süreç Yönetim Sistemi
- Geri Bildirim Yönetim Sistemi
- Web Sayfası
- Stratejik Plan
- Performans Göstergeleri Hedefe Ulaşma Oranı Raporu
- Süreç Kartı İzleme Raporu (İzleme -Kriteri ve Riskler)
- İyileştirme Eylem Planı
- Eylem Planı İzleme Raporu
- KALEM raporları
- Birim Öz Değerlendirme Raporları
- Birim Geri Bildirim Raporu
- KİDR
- Komisyon Kararları
- Paydaş Etki Düzeyi Sonuçları
- Koordinatörlük Faaliyet Raporu (Etkinlik tanıtım broşürleri)
Activities
F5.2.1 Stratejik Yönetimin Koordinasyonu
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
Risks: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması
Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması
Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi
Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması
Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi
Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması
F5.2.2 Süreçlerin izlenmesi
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Rektör Yardımcısı
Kalite El Kitabı
PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ
Tracking Criterion:
Risks: Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması
Kurumsal verilerin gerçek değerinin girilmemesi nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması
Birimlerin hedeflerini doğru belirleyememesi nedeniyle raporların hatalı hesaplanması
F5.2.3 Kalite Güvence ve Kalite Yönetim Sisteminin İzlenmesi
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ
Kalite El Kitabı
Tracking Criterion:
F5.2.4 Kalite Geliştirme
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
Risks: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması
Ders tanıtım dosyasının zamanında yüklenememesi nedeniyle bölüm/fakülte ortalamasının gerçek performansının ortaya konulamaması
Birimlerin eylem planlarında kendilerine verilen görevleri yapma konusunda isteksiz olması nedeniyle eylemlerin gerçekleştirilememesi
DİF ve Düzeltme kayıtları hakkında bilgi yetersizliği sebebiyle hatalı işlem yapılması
Uluslararası sıralama kuruluşlarının talep ettiği verilerin eksik/hatalı veya geç gönderilmesi sebebiyle üniversitenin daha düşük sırada yer alması
Zamanında gönderilmeyen ERK ara ve sonuç raporu nedeniyle sürecin uzaması
Eylem planlarının uygulanabilir olmaması nedeniyle gerekli iyileştirmelerin yapılamaması
Eğitim öğretim performans ölçeği için ihtiyaç duyulan verilerin birimlerden eksik ve yanlış alınması sebebiyle öğretim elemanlarının gerçek performansının ortaya konulamaması
Ders açma taleplerinin müfredata uygun olmaması nedeniyle kalite süreçlerinin yavaşlaması
F5.2.5 Kurumsal veri toplama ve izleme
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
Risks: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması
Eğitim içeriklerinin yetersiz olması nedeniyle paydaş farkındalığının oluşmaması
F5.2.6 Kurumsal Performansın Değerlendirilmesi
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
F5.2.7 Geri Bildirim İzleme ve Değerlendirme
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
Tracking Criterion:
F5.2.8 Doküman Kontrolü
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
Tracking Criterion:
Tracking Criterions
Code
Tracking Criterion
Status
Tracking Frequency
Related Units
Realization Value
İK5.2.1.1
Performans göstergesi hedefi veri girişini yapmayan birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.1.2
Eksik/hatalı veri girişi yapan birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.1.3
Stratejik hedefine ulaşamamış birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.2.1
Kriterlere uygun olmayan işlem sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.2.2
Yeni tanımlanan risk sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.2.3
Meydana gelme olasılığı veya etkisi azalan risk sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.2.4
Tanımlanan fırsat sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.3.1
Tamamlanamayan eylem sayısı (adet/yıl)
Active
12
0
Goals
İK5.2.3.2
İç tetkik gerçekleştirilemeyen birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.3.3
Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısına mazeretsiz katılmama sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.3.4
Eylem planlarını iletmeyen birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.3.5
Eylem planlarını uygulamayan birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.3.6
Dış paydaşlarla birlikte yapılan kalite komisyonu toplantısı sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.4.1
Akredite laboratuvar sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.4.2
Akredite program sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.4.3
Kalite kültürünü artırmak için yapılan etkinlik sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.5.1
Kalite elçisi değişen birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.5.2
Yanlış tanımlanan kurumsal değişken sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.5.3
Eksik/hatalı giriş yapan birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.5.4
Verilen sürede girişlerini tamamlamayan birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.1
Ortalama performansın altında kalan birim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.2
URAP Dünya Sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.3
Webometrics sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.4
SCOPUS (SCIMAGO) sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.5
USNEWS sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.6
Times Higher Education (THE) sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.7
LEIDEN sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.8
Web Of Sciences (RUR) sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.9
QS sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.10
NTU sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.11
CWUR sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.12
ARWU sıralaması
Active
12
0
Goals
İK5.2.6.13
Program ortalamasından daha düşük eğitim öğretim performansına sahip öğretim elemanı
Active
12
0
Goals
İK5.2.7.1
Uygunsuzluk/uygun olmayan iş ve hizmet sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.7.2
Etkin olmayan düzeltici/iyileştirici faaliyet sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.7.3
Şikayet sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.7.5
İstek/Öneri sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.7.6
Memnuniyet belirten geri bildirim sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.8.1
Revize edilen doküman sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.8.2
Yeni eklenen doküman sayısı
Active
12
0
Goals
İK5.2.8.3
İptal edilen doküman sayısı
Active
12
0
Goals
Kalite Yönetimi Süreci
| PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
|
|
|
F5.2.1 Stratejik Yönetimin Koordinasyonu
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| Tracking Criterion: | |||
| Risks: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması |
|||
F5.2.2 Süreçlerin izlenmesi
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ |
||
| Tracking Criterion: | |||
| Risks: Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması |
|||
F5.2.3 Kalite Güvence ve Kalite Yönetim Sisteminin İzlenmesi
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ Kalite El Kitabı |
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.2.4 Kalite Geliştirme
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| Tracking Criterion: | |||
| Risks: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması |
|||
F5.2.5 Kurumsal veri toplama ve izleme
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| Tracking Criterion: | |||
| Risks: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması |
|||
F5.2.6 Kurumsal Performansın Değerlendirilmesi
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
|||
| Tracking Criterion: | |||
F5.2.7 Geri Bildirim İzleme ve Değerlendirme
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.2.8 Doküman Kontrolü
| Goal of the Activity: | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
| PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ |
|||
| Tracking Criterion: | |||
Tracking Criterions
| Code | Tracking Criterion | Status | Tracking Frequency | Related Units | Realization Value | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| İK5.2.1.1 | Performans göstergesi hedefi veri girişini yapmayan birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.1.2 | Eksik/hatalı veri girişi yapan birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.1.3 | Stratejik hedefine ulaşamamış birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.2.1 | Kriterlere uygun olmayan işlem sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.2.2 | Yeni tanımlanan risk sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.2.3 | Meydana gelme olasılığı veya etkisi azalan risk sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.2.4 | Tanımlanan fırsat sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.3.1 | Tamamlanamayan eylem sayısı (adet/yıl) | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.3.2 | İç tetkik gerçekleştirilemeyen birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.3.3 | Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısına mazeretsiz katılmama sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.3.4 | Eylem planlarını iletmeyen birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.3.5 | Eylem planlarını uygulamayan birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.3.6 | Dış paydaşlarla birlikte yapılan kalite komisyonu toplantısı sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.4.1 | Akredite laboratuvar sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.4.2 | Akredite program sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.4.3 | Kalite kültürünü artırmak için yapılan etkinlik sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.5.1 | Kalite elçisi değişen birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.5.2 | Yanlış tanımlanan kurumsal değişken sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.5.3 | Eksik/hatalı giriş yapan birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.5.4 | Verilen sürede girişlerini tamamlamayan birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.1 | Ortalama performansın altında kalan birim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.2 | URAP Dünya Sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.3 | Webometrics sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.4 | SCOPUS (SCIMAGO) sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.5 | USNEWS sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.6 | Times Higher Education (THE) sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.7 | LEIDEN sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.8 | Web Of Sciences (RUR) sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.9 | QS sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.10 | NTU sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.11 | CWUR sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.12 | ARWU sıralaması | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.6.13 | Program ortalamasından daha düşük eğitim öğretim performansına sahip öğretim elemanı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.7.1 | Uygunsuzluk/uygun olmayan iş ve hizmet sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.7.2 | Etkin olmayan düzeltici/iyileştirici faaliyet sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.7.3 | Şikayet sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.7.5 | İstek/Öneri sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.7.6 | Memnuniyet belirten geri bildirim sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.8.1 | Revize edilen doküman sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.8.2 | Yeni eklenen doküman sayısı | Active | 12 | 0 | Goals | |
| İK5.2.8.3 | İptal edilen doküman sayısı | Active | 12 | 0 | Goals |