ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Process

Back

PP4.1, R1, December 2019

Satın Alma Süreci

Generate PDF

ENTRIES	RESOURCES	OUTPUTS
PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması amaçlanmaktadır.
Stratejik Plan Yatırım Programı Yatırım/Araştırma Projeleri Satın Alma Talepleri İhtiyaç Raporları Satın Alma Oluru İhale Onay Belgesi Doğrudan Temin Onay Belgesi Avans / Kredi Onayı Teklifler Şikayet Başvuruları Bilgi Edinme Talepleri Fatura/İrsaliye Teminatlar Mal, Hizmet, Yapım İşi Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları Teknik Şartname İdari Şartname Sözleşme Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı Taşınır İşlem Fişi OMÜ İş Takvimi	Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar İnsan Kaynağı Bütçe Ambar Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) Mevzuat Bilgi Sistemi Resmi Gazete Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) Gazeteler DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (KALEM)	İhtiyaç Raporları Teknik Şartname İdari Şartname Sözleşme Tasarısı Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Satın Alma Oluru İhale Onay Belgesi Doğrudan Temin Onay Belgesi Avans / Kredi Onayı Doğrudan Temin Teklif Mektubu Satın Alma İlanları Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Tek Kaynaktan Temin Formu Zeyilname İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları İhale Komisyonu Tutanakları İhale Komisyonu Kararı İhale Sonuç İlanı İşe Başlama Talimatı Sözleşmeye Davet Yazıları Sözleşme Satın Alma Dosyası Mal, Hizmet, Yapım İşi Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı Tedarikçi Değerlendirme Listeleri Ödeme Emri Belgesi Taşınır İşlem Fişi

Activities

F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Süreci

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli ORT-Harcama Yetkilisi	PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
Tracking Criterion:
Risks: Satın alma taleplerinin geç yapılması nedeniyle planlama yapılamaması ve mali kayıp yaşanması riski Stokta olmasına rağmen yapılan talepler nedeniyle mali kayıp yaşanması riski Birimlerin mevcut ödenek üzerinde mal ve hizmet talebinde bulunması, talebin karşılanamaması nedeniyle faaliyetin belirli bir süre aksaması riski

F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out: EĞİTİM FAKÜLTESİ
	Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli	PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI
Tracking Criterion:
Risks: Usulüne uygun olarak hazırlanmayan şartnameler nedeniyle alımların gecikmesi/yapılamaması

F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Tracking Criterion:
Risks: Yaklaşık maliyetin gizliliğinin ihlali nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması Yaklaşık maliyetin hatalı tespit edilmesi nedeniyle yüksek fiyattan alım yapılması

F4.1.4 İhale Usulü İle Satınalma

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi ORT-İhale Yetkilisi
Tracking Criterion:
Risks: İhale komisyonunun toplanamaması nedeniyle ihalenin yapılamaması İhale ilanı ve dokümanda yapılan hatalar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması İhaleye yapılan itirazlar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması.

F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Tracking Criterion:
Risks: Yüksek oranda doğrudan temin yapılmasını nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması

F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ORT-Gerçekleştirme Görevlisi ORT-Harcama Yetkilisi Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu Satın Alma Birim Yöneticisi Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Tracking Criterion:
Risks: Kredi ve avansların süresi içinde kapatılmaması

F4.1.7 Muayene ve Kabul Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ORT-Muayene ve Kabul Komisyonu
Tracking Criterion:
Risks: Denetim, muayene ve kabul işlemlerinin usulüne uygun yapılmaması nedeniyle şartnameyi karşılamayan mal, hizmet veya yapım işinin teslim alınması Yüklenicinin taahhüdünü yerine getirmemesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması Sözleşmenin imzalanamaması veya feshedilmesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması

F4.1.8 Taşınır İşlemleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity:
Units in Which the Activity Is Carried Out:
	ORT-Harcama Yetkilisi ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi İMİDB Taşınır Yönetim Birimi Yöneticisi	PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE
Tracking Criterion:
Risks: Depodaki malzemenin uygun şartlarda muhafaza edilmemesinden dolayı bozulması nedeniyle mali kayıplar yaşanması. Hurdalık alanında güvenlik tedbirlerinin alınmaması sonucu hırsızlık vb olayların yaşanması nedeniyle mali kayıplar yaşanması Kayıttan Düşme Komisyonunun işin ehli kişilerden oluşturulmaması sonucu; kullanılabilir malzemenin hurdaya ayrılması nedeniyle mali kayıp yaşanması

Tracking Criterions

Code	Tracking Criterion	Status	Tracking Frequency	Related Units	Realization Value
İK4.1.1.1	Satın alması gerçekleşen dosya sayısının satın alınmasına karar verilmiş (alıma çıkılmış) dosya sayısına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.2.1	Hatalı/Eksik teknik şartnameden dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.3.1	Gerçekleşen ihalelerdeki toplam ihale bedelinin toplam yaklaşık maliyete oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.4.1	Şikayet/itirazen şikayetten dolayı değişiklik/düzeltme yapılan ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.4.2	Şikayet/itirazen şikayetten dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.4.3	Ön mali kontrolden uygun görüş alamayan taahhüt evrakı sayısının toplam taahhüt evrakı sayısına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.5.1	Toplam doğrudan temin tutarının toplam ihale tutarına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.6.1	Süresinde kapanmayan avans/kredi sayısının toplam kredi/avans sayısına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.7.1	İhalelerde Muayene ve Kabul Komisyonu raporlarına ilişkin kabul edilen toplam itiraz sayısının toplam Muayene ve Kabul Komisyonu raporları sayısına oranı	Active	12		0	Goals
İK4.1.8.1	Talebin depodan ortalama karşılanma süresi	Active	12		0	Goals