Task Definition

PP1.4.GT.0265, R3, October 2023

Task Name: Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli

Code: GT265

Critical Task: No

Task, Authority and Responsibilities

  • Uluslararası öğrencilere yönelik yasal mevzuat güncellemelerini ve Yükseköğretim Kurulu tarafından belirlenecek esasların takip etmek,
  • Üniversitemiz tarafından uluslararası öğrencilere yönelik yasal mevzuat çalışmalarının ön hazırlık aşamasına katkı sunmak,
  • Uluslararası Öğrenci web sayfasının takibi ve güncellenmesi.
  • Web sayfasında öğrenci alım ilanının yapılmasının sağlanması,
  • Kesin kayıt sürecinin yürütülmesi,
  • Uluslararası öğrenci kontenjanlarının takibi,
  • Online(Geçici) kayıt sisteminin yönetimi ve yürütülmesi,
  • Tanıtıcı katalog, broşür ve doküman hazırlanması, web sayfasında ve sosyal medya hesaplarında yayımlanmasının sağlanması,
  • Uluslararası öğrencilerin belge takibinin yapılması,
  • Öğrenci özlük dosyalarının tutulması ve fiziki arşivlenmesi,
  • E-arşiv uygulamasının yönetimi,
  • Otomasyon sistemlerinin işleyişinin yürütülmesi,
  • Öğrencilere gerekli yönlendirme ve bilgilendirmelerin yapılması,
  • Öğrencilerin belge ve bilgi taleplerinin karşılanması,
  • Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca öğrenci otomasyon sisteminde bilgilerin güncellenmesi,
  • Öğrencilerin talep ve isteklerine iletişim kanalları aracılığı ile yanıt verilmesi,
  • Eksik bilgi ve belgelerini verilen süre içerisinde tamamlayamayan öğrencilerin kayıtlarının silinme sürecinin yönetilmesi,
  • Mezun olan ve ilişik kesen öğrencilerimizin özlük dosyalarında bulunan belgelerin teslim edilmesi,
  • Uluslararası öğrencilerin özel yetenek sınavı ile öğrenci alımı yapılan programlara yerleşen öğrencilerin yetenek sınav sürecini takip etmek,
  • Ulusal ve uluslararası kurumlar bursu ile üniversitemize yerleşen öğrencilerin kayıt işlemlerini yürütmek,
  • Resmi kurum veya kuruluşlara bilgilendirme yapmak, kurumlardan gelecek taleplere cevap vermek,
  • Üniversitemiz birimleri arasında uluslararası öğrencilere yönelik yapılacak çalışmalarda işbirliği yapmak
  • İş ve işlemleri gerçekleştirilmektedir.

Joint Responsibility

  • Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.

  • Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.

  • Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

  • Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.

  • İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.

  • Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.

  • Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.

  • PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.

  • Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.

Power of Attorney

  • Uluslararası Öğrenci Ofisi Personeli

Qualifications

  • Üniversite mezunu olmak
  • 657 sayılı Devlet memuru olmak.
  • Ofis programlarını kullanabilme, kültürlerarası iletişim becerisi

Revision History

Revision Number Revision Explanention Revision Date
2 25.10.2022
3 Uluslararası Öğrenci Yönergesi Değişikliği ve PP.1.3.GT.345 Uluslararası Öğrenci Ofisi görev tanımı ile aynı olduğundan revize edilmesi uygun görülmüştür. 19.10.2023