Süreç

PP1.3, R0, Mayıs 2019

Öğrenci İşleri Süreci

SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: vceyhan@omu.edu.tr
SÜREÇ SORUMLULARI: ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR
  • Rektörlük yazıları
  • Akademik birimlerden gelen yazılar
  • Öğrencilerin veya mezunların bireysel talepleri (dilekçe, başvuru formu vb.)
  • ÖSYM yerleştirme belgeleri
  • Yabancı uyruklu öğrenci yerleştirme belgeleri (YÖS vb.)
  • Kanuni yükümlülükten kaynaklanan bilgilendirmeler (Göç idaresi, askerlik şubesi, KYK vb.)
  • Resmi ve özel kurumlardan gelen talepler
  • OMÜ İş Takvimi
  • Ofis ortamı
  • Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım
  • İnsan kaynakları
  • EBYS
  • KAYSİS ve yasal mevzuat
  • Öğrenci işlerine tahsis edilen ödenek
  • Öğrenci işleri otomasyonu
  • Çift anadal – yan dal başvuru sistemi
  • Yatay geçiş başvuru sistemi 
  • Özel yetenek sınavı başvuru sistemi
  • YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi 
  • Mezuniyet belgeleri (Diploma, ekleri vb.)
  • Eğitim-öğretim faaliyetlerine ilişkin duyuru / bilgilendirme / güncellemeler
  • Belge  (transkript, öğrenci belgesi, vb.)
  • Öğrenciye özel dokümanlar
  • Öğrenci işlerine ait veriler ve raporlar  

Faaliyetler

Kod Faaliyet Sorumlu Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
F1.3.1 Akademik takvim işlemleri ÖİDB Akademik Takvim Ofisi Personeli
ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS DÜZEYİNDEKİ PROGRAMLAR ARASINDA GEÇİŞ YÖNERGESİ
OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
OMÜ ULUSLARARASI ÖĞRENCİ KABUL YÖNERGESİ
Göster
F1.3.2 Kontenjan işlemleri ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi
ÖİDB Kontenjan Ofisi Personeli
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS DÜZEYİNDEKİ PROGRAMLAR ARASINDA GEÇİŞ YÖNERGESİ
Göster
F1.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) Çift anadal / yandal işlemleri ÖİDB Kesin Kayıt Personeli
ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS DÜZEYİNDEKİ PROGRAMLAR ARASINDA GEÇİŞ YÖNERGESİ
OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
Göster
F1.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi
ÖİDB Farabi Ofisi Personeli
ÖİDB Kontenjan Ofisi Personeli
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
Göster
F1.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Not İşlemleri Ofisi Personeli
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Göster
F1.3.6 Diploma ve diploma eki işlemleri ÖİDB Diploma İşlemleri Personeli
ÖİDB Diploma ve Mezun Öğrenci İşlemleri Ofis Sorumlusu
ÖİDB Mezun Öğrenci İşlemleri Personeli
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Göster
F1.3.7 Mezuniyet işlemleri ÖİDB Kesin Kayıt Personeli
ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Göster
F1.3.8 Öğrenci burs işlemleri ÖİDB Burs İşlemleri Ofisi Personeli
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
İdari ve Mali İşler Birim Yöneticisi
Göster
F1.3.9 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
PDB Özlük İşlemleri Personeli
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Göster
F1.3.10 Müfredat güncelleme işlemleri ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli
ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Müfredat Düzenleme Ofisi Personeli
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Göster
F1.3.11 Yaz okulu işlemleri ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli
ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
Göster
F1.3.12 Ders kayıtlanma işlemleri ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli
ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Göster
F1.3.13 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Bilgi Sistemleri Ofisi Personeli
ÖİDB Bilgi Sistemleri Ofisi Sorumlusu
Göster
F1.3.14 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri ÖİDB Katkı Payı ve Öğrenim Ücreti Ofisi Personeli
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Göster
F1.3.15 İstatistik ve raporlama hizmetleri Öğrenci İşleri Daire Başkanı
Göster

İzleme Kriterleri

Kod İzleme Kriteri İzleme Sıklığı İlgili Birimler
İK1.3.1.1 Akademik takvimlerde yıl içerisinde değişiklik yapılma sayısı 12 Göster
İK1.3.2.1 Hatalı kontenjan girişi yapılan program oranı 12 Göster
İK1.3.4.1 Evrakları zamanında senatoya sunulmayan özel öğrenci başvuru sayısı 12 Göster
İK1.3.4.2 Evrakları süresi içinde gönderilmeyen farabi öğrencisi sayısı 12 Göster
İK1.3.4.3 Süresi içerisinde işlenmeyen Farabi gelen/giden öğrenci sayısı 12 Göster
İK1.3.5.1 Not bildirim ve düzeltme formlarının sisteme işlenme süresi 12 Göster
İK1.3.5.2 Hatalı not girişi için yapılan düzeltici işlem sayısı 12 Göster
İK1.3.5.3 Sisteme girilen not bildirim ve düzeltme formu sayısı 12 Göster
İK1.3.6.1 Hatalı basılan diploma sayısı 12 Göster
İK1.3.6.3 Tescile gönderilen hatalı diploma sayısı 12 Göster
İK1.3.6.4 Verilen hatalı transkript sayısı 12 Göster
İK1.3.9.1 Öğrenci disiplin işlemleri ile ilgili öğrenci bilgi sistemine hatalı bilgi girişi yapılan öğrenci sayısı 12 Göster
İK1.3.10.1 Ders değişikliğinde hatalı eşleştirilen ders sayısı 12 Göster
İK1.3.10.3 Derse ait bilgilerin öğrenci bilgi sistemine hatalı işlenme sayısı 12 Göster
İK1.3.12.2 Öğrenci bilgi sisteminin kullanılamadığı saat sayısı 12 Göster
İK1.3.14.1 Katkı payı/öğrenim ücreti eksik veya fazla tahsil edilen öğrenci sayısı 12 Göster