ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Süreç

Geri

PP4.6, R3, Ekim 2021

Kütüphane Hizmetleri Süreci

PDF Oluştur

GİRDİLER	KAYNAKLAR	ÇIKTILAR
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: fyazici@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Kurumun ihtiyaçları doğrultusunda elektronik ya da basılı ortamlardaki bilgiyi sağlamak, organize etmek ve bunu sunmak, çeşitli kurumlardan bilgi kaynakları sağlamak, kurumun bilgi ihtiyaçlarına yanıt vermek, bilgiye hızla ve kolayca erişmek için gerekli düzenlemeleri yapmak, elektronik tabanlı bilgi hizmetleri sunmak
Kullanıcılardan gelen talepler (E-posta, Telefon, Bireysel Başvuru, Dilekçe Sosyal Medya Hesapları) Üst yönetimden gelen talepler Dış kurumlardan gelen talepler Diğer Kurum ve Kuruluşlarla imzalanan Protokoller Rektörlükten gelen yazılar (senato kararları, daire başkanlıklarından gelen yazılar vb.) Sağlanan materyal Yayın Dosyası OMÜ İş Takvimi	Fiziki Mekan ve Ofisler Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları İnsan Kaynağı EBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat LİBRA Otomasyon Sistemi Basılı Kaynak Elektronik Kaynak Performans Yönetim Aracı (InCite) Kültür Bakanlığı Web Sayfasında yer alan E-formlar (Kültür ve Turizm Bakanlığı Yayın Standartları ve Derleme Bilgi Sistemi) Ödünç İstasyonu Elektronik Abonelikler Basılı Abonelikler TÜBESS KİTS	Lisanslar Teknik işlemleri bitmiş ve kullanıma sunulmuş materyaller Kullanım İstatistikleri Bibliyometrik Analiz Raporu Eğitim Sunusu Eğitim Dokümanları ISS/ISB/ISM Numaraları Barkod ve Sırt Etiketleri Kupür Derleme Formu LİBRA Otomasyon Sistemi Kaydı Web sayfasında sunulan tam metin içerik Elektronik veya basılı materyal Elektronik Form Kaydı Kelime İşlemci Programı Hesap Tablosu Programı

Faaliyetler

F4.6.1 Bibliyometrik Analiz

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Atıf dizinlerinde yer alan üniversitemiz adresli bilimsel yayınlara ait verileri toplamak ve analiz hizmetlerini gerçekleştirmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Atıf dizinlerinde yer alan Üniversitemiz adresli bilimsel yayınların tespit edilmesi Bu yayınların türlerine göre belirlenmesi (tam makale, derleme, bildiri, kitap bölümü, vaka sunumu, poster vb.) Yayınlar yazar, bölüm, fakülte, alan dizin bilgilerine göre ayrıştırılması Atıf raporu düzenlemesi (yazarların kendi yayınlarına yaptığı atıflar, dışarıdan gelen atıflar, ortalama atıf sayısı, h-index bilgisi vb.) Öğretim üyesi başına düşen yayın, atıf sayısını hesaplaması	KDDB Bilgi Yönetim ve Erişim Sistemleri Ofisi Personeli Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.3.PRS.0005 OMÜ AKADEMİK YÜKSELTİLME VE ATANMALARDA UYGULANACAK ESASLAR YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0001-Bibliyometrik danışma hizmetleri iş akış süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.2 Engellilere Kütüphane Hizmetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Görme engelli kullanıcılar için teknik destek vermek ve dijital kaynak üretmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Görme engelli kullanıcıların taleplerine göre kaynak listesi oluşturulması Kitap sayısallaştırma, sesli kitap oluşturma işlemlerin gerçekleştirilmesi Braille Alfabesi çıkışlı yazıcı ile kabartma baskı imkanı sağlanması	KDDB Engelli Kullanıcı Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0002-Engelli kütüphane hizmetleri iş akış süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.3 Kullanıcı Eğitimi / Bilgi Okuryazarlığı Programları

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Akademik ve idari personele; lisansüstü, lisans, ön lisans öğrencilerine ve dış kullanıcılara bilimsel bilgiye erişim/genel tanıtım amaçlı sunumlar yapmak, fiziksel mekan tanıtımı gerçekleştirmek, kütüphane koleksiyonuna erişim, e-kaynakların tanıtımı ve kullanımı, web hizmetleri, otomasyon programının tanıtımı yapmak, referans yönetim ve intihal programlarına ait konu odaklı eğitim vermek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Eğitim verilecek grupların oluşturulması Kullanıcı beklenti ve gereksinimlerine uygun kullanıcı eğitimlerin organize edilmesi Eğitim verilecek gruplara; fiziksel mekan tanıtımı, kütüphane koleksiyonuna erişim, kaynakların tanıtımı, internet hizmetleri, otomasyon programının tanıtımı yapılması. Koleksiyona dahil edilmesi istenen kaynaklar için izleyecekleri yol hakkında da bilgi verilmesi	KDDB Eğitim ve Halkla İlişkiler Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0003-Kullanıcı eğitimi iş akış süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.4 ISSN/ISBN/ISMN Sağlama

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Yayın Komisyonu tarafından yayımlanması uygun görülen basılı ve elektronik bilimsel ve edebî yayınlar ile ders aracı olarak kullanılacak kitapların, bildiri kitaplarının ve Üniversite Yönetim Kurulu tarafından basılması istenen yayınlara ISSN/ISBN/ISMN tahsis etmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Kurumsal yayınlara ait ISSN/ISBN/ISMN taleplerin alınması Numara tahsis edilmesi istenen yayına ait bibliyografik bilgiler alma Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın web sayfasındaki formlar doldurularak başvurunun yapılması Onaylanan ISBN/ISSN/ISMN bilgileri ilgili kişilere bildirilmesi	KDDB ISBN-ISSN-ISMN Sağlama Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0004-ISSN-ISBN-ISMN sağlama iş akış süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.5 Kataloglama ve Sınıflama

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Kütüphaneye sağlanan basılı ya da elektronik kaynakların kolay ve çabuk biçimde kullanıcıya ulaşmasını sağlamak amacıyla materyalin; uluslararası standartlarda kataloglanması ve sınıflanmasını, konu başlıkları ve yer numaralarının verilmesini, bibliyografik tanımlama öğelerinin otomasyon sistemine verinin depolanması ve kullanıma açılması amacıyla MARC formatında aktarılmasını amaçlamaktadır.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Materyalin kütüphane kataloğunda olup olmadığı kontrol edilmesi AACR2'ye göre kataloglaması, Dewey Onlu Sınıflama Sistemine göre sınıflaması yapma Libra otomasyon sistemine MARC 21 formatında veriler girilmesi Bibliyografik künyenin demirbaş, tam metin, web bağlantısı vb. uygulamaların yapılması Sırt etiket ve barkodların yapıştırılması Kullanıcıların hizmetine sunulmak üzere ilgili birimin raflarına gönderme	KDDB Birim Kütüphaneleri Personeli KDDB Kataloglama ve Sınıflama Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0006-Kataloglama ve Sınıflama İş Akış Süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.6 Kupür Derleme

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesi ile ilgili yerel ve ulusal yazılı basına yansıyan haberleri derlemek ve kupür yapmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Abone olunan yaygın ve yerel basında haber taraması yapılması Tarama sonucu Üniversitemiz ile ilgili haberler derleme ve kupür yapılması Merkez Kütüphane web sayfasında yer alan Basında Üniversitemiz içeriğinde yayınlaması Yıl sonunda Üniversitemizle ilgili haber istatistikleri hazırlayıp yayınlanması	KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kupür Derleme Ofisi Personeli KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0002-Küpür Derleme Formu PP.4.6.İŞA.0009-Kupür Derleme İş Akış Süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.7 Dolaşım (Ödünç Verme) Faaliyeti

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Kütüphane koleksiyonundan kütüphane içinde ve dışında kimlerin ne şekilde yararlanabileceğinin belirlendiği işlemleri, uygulamaları, kuralları, çalışmalarına yansıtarak ödünç alma, süre uzatımı ve iade işlemini gerçekleştirmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Materyalin dolaşıma çıkmaya uygun olup, olmadığının tespit edilmesi Kullanıcı, öğrenci numarasını ya da personel kurum sicil numarasını belirterek kişiye ödünç materyal alıp alamayacağının tespit edilmesi Görevli, kitapların arka iç kapağında yer alan tarih pusulasına iade tarihini kaşeleyerek, elektronik güvenlik şeridini pasif duruma getirip otomasyon dahilinde barkod okuyucu ile işlemi sonlandırılarak, materyallerin ödünç verilmesi	KDDB Dolaşım Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0003-Kitap İstek Formu PP.4.6.İŞA.0015-Ödünç Verme İşlemleri İş Akış Süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.8 E-Kütüphane

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Bilgi teknolojilerinin kütüphanede sürdürülebilirliğini ve abone olunan/satın alınan elektronik kaynakların üniversitenin tüm birimlerinden erişilebilirliğini sağlamak. Sağlama, sunma, kullanım, analiz döngüsünde elektronik kaynakları yönetmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Talep doğrultusunda abone olunması ya da kullanılması uygun görülen veri tabanlarının belirlenmesi Abone olunan veri tabanlarının web sayfası üzerinden duyurusunun yapılması E-kaynaklara kampüs içerisinden erişiminin sağlanması	KDDB Bilgi Yönetim ve Erişim Sistemleri Ofisi Personeli Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ
İzleme Kriterleri:

F4.6.9 Koleksiyon Geliştirme

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Merkez Kütüphane ve Birim kütüphanelerine, yayın alımı detay programını hazırlamak, seçimini yapmak ve kaynakları sağlamak, yayın bağışlarını mevcut kütüphane politikasına göre değerlendirmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Yayın alımı detay programının hazırlanması Yayınların seçiminin yapılması Kaynakları sağlama Yayın bağışlarını mevcut kütüphane politikası çerçevesinde değerlendirilmesi	KDDB Bilgi Yönetim ve Erişim Sistemleri Ofisi Personeli Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0001-Bağış Materyal Formu PP.4.6.FR.0003-Kitap İstek Formu PP.4.6.İŞA.0016-Bağış İşlemleri İş Akış Süreci
İzleme Kriterleri:

F4.6.10 Referans Hizmetleri

Göster

Faaliyet Adımları	Görevli	Bilgi/Tarif Dokümanları	Kayıt Ortamı
Faaliyetin Amacı: Kütüphane kaynakları içinde bulunmayan yayınların yurt içi kurum ve kuruluşlardan ödünç alınması için gereken iş ve işlemleri yerine getirmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Elektronik ortamda, telefonla ya da şahsen başvuran kullanıcının bilgi - belge talebinin Kütüphane kaynaklarında olup, olmadığına bakılması Talep edilen bilgi – belge başka bir kurumda varsa, KİTS veya Türkiye Belge Sağlama ve Ödünç Verme Sistemi (TÜBESS) ile bilgi-belge sağlanması	KDDB Birim Kütüphaneleri Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Referans-İşbirliği Ofisi Personeli KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0001-Bağış Materyal Formu PP.4.6.FR.0003-Kitap İstek Formu PP.4.6.İŞA.0019-Referans Hizmetleri İş Akış Süreci
İzleme Kriterleri:

İzleme Kriterleri

Kod	İzleme Kriteri	Durumu	İzleme Sıklığı	İlgili Birimler	Gerçekleşen Değer
İK4.6.2.1	Koleksiyona eklenen sesli kitap sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.2.2	Birimden faydalanan engelli kullanıcı sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.3.1	Talep edilen eğitim sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.3.2	Verilen eğitim sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.3.3	Verilen eğitim/program ile ilgili yapılan şikayet sayısı (olumsuz geri bildirim)	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.5.1	Teknik işlemleri bitip dolaşıma çıkan materyal sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.7.1	Kurum içi ödünç verilen materyal sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.7.2	Kurum dışına ödünç verilen materyal sayısı (KİTS, TÜBESS Kapsamında)	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.7.3	Zamanında iade edilmeyen materyal sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.7.4	Kaybolan, hasar gören materyal sayısı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.8.1	İndirilen tam metin materyal sayısı (makale, tez, kitap, kitap bölümü)	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.9.1	Sağlanan kaynak sayısının artış oranı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.10.1	Kurum dışından gelen taleplerin karşılanma oranı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.10.2	Kurum içinden gelen taleplerin karşılanma oranı	Aktif	12		0	Hedefler
İK4.6.10.3	Ortalama termin süresi	Aktif	12		0	Hedefler