Süreç
PP5.2, R0, Mayıs 2019
Kalite Yönetimi Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: fyazici@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI:
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
- Birimler arası yazışma
- Kurumlar arası yazışma
- Kurum içi ve dışı bilgilendirme ihtiyacı
- Stratejik Plan
- Kurumsal Değişken Listesi
- Kurumsal Değişken Verileri
- Proses Planı
- Kalite Komisyonu Toplantı Gündemi
- Kalite Komisyonu Kararları
- Görev tanımları
- Organizasyon şemaları
- Kalite Hedefleri ve Gerçekleşme Sonuçları
- Süreç Yönetimi Güncelleme Formu
- KIDR sonuçları
- OMÜ İş Takvimi
- Ofis Ortamı
- Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı
- İnsan Kaynağı
- EBYS
-
KAYSİS-Yasal Mevzuat
- E-Bütçe otomasyon Sistemi
- KALEM yazılımı
- Süreç Yönetim Sistemi
- Geri Bildirim Yönetim Sistemi
- Web Sayfası
- Stratejik Plan
- Performans Göstergeleri Hedefe Ulaşma Oranı Raporu
- Süreç Kartı İzleme Raporu (İzleme -Kriteri ve Riskler)
- İyileştirme Eylem Planı
- Eylem Planı İzleme Raporu
- KALEM raporları
- Birim Öz Değerlendirme Raporları
- Birim Geri Bildirim Raporu
- KİDR
- Komisyon Kararları
- Paydaş Etki Düzeyi Sonuçları
- Koordinatörlük Faaliyet Raporu (Etkinlik tanıtım broşürleri)
Faaliyetler
F5.2.1 Stratejik Yönetimin Koordinasyonu
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
İzleme Kriterleri:
Riskler: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması
Doküman kontrol ve kayıt yönetimi prosedürüne dair bilgisizlik nedeniyle mükerrer doküman talebinde bulunulması
Birimlerin risklerini doğru değerlendirememeleri nedeniyle sürecin başarı performansının düşmesi
Olasılık/etkilerin doğru belirlenememesi nedeniyle risk puanının hatalı olması
Yüksek risk grubundaki risklere DİF açılmaması nedeniyle riskin düşürülememesi
Dokümanların ÜNİKYS yazılımından indirilmemesi nedeniyle güncel olmayan dokümanların kullanılması
F5.2.2 Süreçlerin izlenmesi
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Rektör Yardımcısı
Kalite El Kitabı
PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ
İzleme Kriterleri:
Riskler: Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması
Kurumsal verilerin gerçek değerinin girilmemesi nedeniyle sağlıklı raporlama yapılamaması
Birimlerin hedeflerini doğru belirleyememesi nedeniyle raporların hatalı hesaplanması
F5.2.3 Kalite Güvence ve Kalite Yönetim Sisteminin İzlenmesi
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ
Kalite El Kitabı
İzleme Kriterleri:
F5.2.4 Kalite Geliştirme
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
İzleme Kriterleri:
Riskler: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması
Ders tanıtım dosyasının zamanında yüklenememesi nedeniyle bölüm/fakülte ortalamasının gerçek performansının ortaya konulamaması
Birimlerin eylem planlarında kendilerine verilen görevleri yapma konusunda isteksiz olması nedeniyle eylemlerin gerçekleştirilememesi
DİF ve Düzeltme kayıtları hakkında bilgi yetersizliği sebebiyle hatalı işlem yapılması
Uluslararası sıralama kuruluşlarının talep ettiği verilerin eksik/hatalı veya geç gönderilmesi sebebiyle üniversitenin daha düşük sırada yer alması
Zamanında gönderilmeyen ERK ara ve sonuç raporu nedeniyle sürecin uzaması
Eylem planlarının uygulanabilir olmaması nedeniyle gerekli iyileştirmelerin yapılamaması
Eğitim öğretim performans ölçeği için ihtiyaç duyulan verilerin birimlerden eksik ve yanlış alınması sebebiyle öğretim elemanlarının gerçek performansının ortaya konulamaması
Ders açma taleplerinin müfredata uygun olmaması nedeniyle kalite süreçlerinin yavaşlaması
F5.2.5 Kurumsal veri toplama ve izleme
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
İzleme Kriterleri:
Riskler: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması
Eğitim içeriklerinin yetersiz olması nedeniyle paydaş farkındalığının oluşmaması
F5.2.6 Kurumsal Performansın Değerlendirilmesi
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
İzleme Kriterleri:
F5.2.7 Geri Bildirim İzleme ve Değerlendirme
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Rektör Yardımcısı
PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ
İzleme Kriterleri:
F5.2.8 Doküman Kontrolü
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ
İzleme Kriterleri:
İzleme Kriterleri
Kod
İzleme Kriteri
Durumu
İzleme Sıklığı
İlgili Birimler
Gerçekleşen Değer
İK5.2.1.1
Performans göstergesi hedefi veri girişini yapmayan birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.1.2
Eksik/hatalı veri girişi yapan birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.1.3
Stratejik hedefine ulaşamamış birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.2.1
Kriterlere uygun olmayan işlem sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.2.2
Yeni tanımlanan risk sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.2.3
Meydana gelme olasılığı veya etkisi azalan risk sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.2.4
Tanımlanan fırsat sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.3.1
Tamamlanamayan eylem sayısı (adet/yıl)
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.3.2
İç tetkik gerçekleştirilemeyen birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.3.3
Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısına mazeretsiz katılmama sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.3.4
Eylem planlarını iletmeyen birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.3.5
Eylem planlarını uygulamayan birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.3.6
Dış paydaşlarla birlikte yapılan kalite komisyonu toplantısı sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.4.1
Akredite laboratuvar sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.4.2
Akredite program sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.4.3
Kalite kültürünü artırmak için yapılan etkinlik sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.5.1
Kalite elçisi değişen birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.5.2
Yanlış tanımlanan kurumsal değişken sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.5.3
Eksik/hatalı giriş yapan birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.5.4
Verilen sürede girişlerini tamamlamayan birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.1
Ortalama performansın altında kalan birim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.2
URAP Dünya Sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.3
Webometrics sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.4
SCOPUS (SCIMAGO) sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.5
USNEWS sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.6
Times Higher Education (THE) sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.7
LEIDEN sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.8
Web Of Sciences (RUR) sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.9
QS sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.10
NTU sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.11
CWUR sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.12
ARWU sıralaması
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.6.13
Program ortalamasından daha düşük eğitim öğretim performansına sahip öğretim elemanı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.7.1
Uygunsuzluk/uygun olmayan iş ve hizmet sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.7.2
Etkin olmayan düzeltici/iyileştirici faaliyet sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.7.3
Şikayet sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.7.5
İstek/Öneri sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.7.6
Memnuniyet belirten geri bildirim sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.8.1
Revize edilen doküman sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.8.2
Yeni eklenen doküman sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK5.2.8.3
İptal edilen doküman sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
Kalite Yönetimi Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: fyazici@omu.edu.tr | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: KALİTE KOORDİNATÖRLÜĞÜ | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
|
|
|
F5.2.1 Stratejik Yönetimin Koordinasyonu
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
| Riskler: Birimlerde kullanılan dokümanların koordinatörlüğe iletilmemesi nedeniyle kontrolsüz doküman kullanılması |
|||
F5.2.2 Süreçlerin izlenmesi
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | Kalite El Kitabı PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
| Riskler: Gösterge üst hedeflerinin doğru belirlenememesi nedeniyle hedefe ulaşma raporlarının yanlış olması |
|||
F5.2.3 Kalite Güvence ve Kalite Yönetim Sisteminin İzlenmesi
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0007 OMÜ İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ Kalite El Kitabı |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.2.4 Kalite Geliştirme
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
| Riskler: Eylem planından birimler tarafından açılan DİF takibinin yapılmaması ve PUKO çevriminin tamamlanamaması |
|||
F5.2.5 Kurumsal veri toplama ve izleme
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
| Riskler: Akademisyen direnci nedeniyle akredite program sayısının artırılamaması |
|||
F5.2.6 Kurumsal Performansın Değerlendirilmesi
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
|||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.2.7 Geri Bildirim İzleme ve Değerlendirme
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| Rektör Yardımcısı | PP.5.2.PRS.0001 OMÜ KALİTE GÜVENCE YÖNERGESİ |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.2.8 Doküman Kontrolü
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| PP.5.2.PRS.0002 OMÜ DOKÜMAN KONTROLÜ VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ |
|||
| İzleme Kriterleri: | |||
İzleme Kriterleri
| Kod | İzleme Kriteri | Durumu | İzleme Sıklığı | İlgili Birimler | Gerçekleşen Değer | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| İK5.2.1.1 | Performans göstergesi hedefi veri girişini yapmayan birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.1.2 | Eksik/hatalı veri girişi yapan birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.1.3 | Stratejik hedefine ulaşamamış birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.2.1 | Kriterlere uygun olmayan işlem sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.2.2 | Yeni tanımlanan risk sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.2.3 | Meydana gelme olasılığı veya etkisi azalan risk sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.2.4 | Tanımlanan fırsat sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.3.1 | Tamamlanamayan eylem sayısı (adet/yıl) | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.3.2 | İç tetkik gerçekleştirilemeyen birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.3.3 | Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısına mazeretsiz katılmama sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.3.4 | Eylem planlarını iletmeyen birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.3.5 | Eylem planlarını uygulamayan birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.3.6 | Dış paydaşlarla birlikte yapılan kalite komisyonu toplantısı sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.4.1 | Akredite laboratuvar sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.4.2 | Akredite program sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.4.3 | Kalite kültürünü artırmak için yapılan etkinlik sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.5.1 | Kalite elçisi değişen birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.5.2 | Yanlış tanımlanan kurumsal değişken sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.5.3 | Eksik/hatalı giriş yapan birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.5.4 | Verilen sürede girişlerini tamamlamayan birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.1 | Ortalama performansın altında kalan birim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.2 | URAP Dünya Sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.3 | Webometrics sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.4 | SCOPUS (SCIMAGO) sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.5 | USNEWS sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.6 | Times Higher Education (THE) sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.7 | LEIDEN sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.8 | Web Of Sciences (RUR) sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.9 | QS sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.10 | NTU sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.11 | CWUR sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.12 | ARWU sıralaması | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.6.13 | Program ortalamasından daha düşük eğitim öğretim performansına sahip öğretim elemanı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.7.1 | Uygunsuzluk/uygun olmayan iş ve hizmet sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.7.2 | Etkin olmayan düzeltici/iyileştirici faaliyet sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.7.3 | Şikayet sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.7.5 | İstek/Öneri sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.7.6 | Memnuniyet belirten geri bildirim sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.8.1 | Revize edilen doküman sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.8.2 | Yeni eklenen doküman sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK5.2.8.3 | İptal edilen doküman sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler |