Süreç
PP4.5, R2, Ekim 2021
Destek Hizmetleri Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: fyazici@omu.edu.tr
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Taşınmazların yönetim işlemlerini, Koruma ve Güvenlik hizmetlerini, Araç İşletme işlemlerini, Posta ve Kargo Hizmetlerini, Temizlik Hizmetlerinin yasalara uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamaktır.
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
- Taşınmaz Tahsis ve Devir Protokolü
- Tapu Kaydı
- Araç Talep Formları (Kampus içi, İl içi, İl dışı)
- Personel Başvurusu
- Araç Bakım Talep Formu
- Posta/Kargo Gönderisi
- Kiralama Ihale Onay Formu
- Araç Tanıtım Formu
- Konut Tahsis Talep Beyannamesi
- Ziyaret ve Giriş Talebi
- Telefon Çağrıları
- Görev Planı
- Birimlerarası Yazışmalar
- Görev Tanım Formu
- Nöbet Çizelgeleri
- Kurumlararası Yazışmalar
- Özel Güvenlik Görev Planı
- Günlük Temizlik Takip Çizelgesi
- Kargo Gönderi Fişi
- Ofis Ortamı
- Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
- İnsan Kaynağı
- EBYS
- KAYSİS-Yasal Mevzuat
- Kampus İzleme Merkezi
- Kamera Sistemleri
- İhbar Hattı
- Motorlu Araçlar
- Araç Bakım İstasyonu
- Güvenlik Ekipmanları
- Temizlik Araçları
- Tur Kontrol Sistemi
-
Temizlik Malzemeleri Sistemi
- MYS Harcama Yönetimi Sistemi
- KBS Kamu Taşıt Kontrol Sistemi
- Taşınır Kayıt Sistemi
- Takip Sistemi Otomasyonu (Arvento)
-
Taşınmaz Cetvelleri
-
Taşıt Görev Emri
-
Araç Bakım-Onarım Formu
-
Araç Malzeme İstek Formu
-
Taşıt Tanıtım Kartı
-
Kamera Görüntü Kayıtları
-
Lojman Tahsis Belgesi
-
Olay Tutanağı
-
Ziyaretçi Kayıtları
-
Temizlik Kontrol Çizelgeleri
-
Devir Teslim Defteri Kayıtları
-
Kargo Teslim Tutanağı
-
Posta Alındısı
-
İhale Komisyon Kararı
-
İhale Onayı
-
İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı
-
Kurumlararası Yazışmalar
-
Araç Takip Sistemi Verisi (Arvento)
-
Tahsis Kararı
-
Kamu Konutları Giriş Tutanağı (6 sayılı cetvel)
-
Kamu Konutları Geri Alma Tutanağı (8 sayılı cetvel)
-
Ödeme Emri
-
Harcama Talimatı
-
Kira Tahsilat Listesi
Faaliyetler
F4.5.1 Taşınmazların Yönetimi
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİD Lojman Yönetim Ofisi Personeli
İMİD Lojman Yönetim Ofisi Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Personeli
İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Sorumlusu
İMİD Taşınmazlar Birim Yöneticisi
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
PP.4.5.PRS.0003 OMÜ KONUT TAHSİS VE YÖNETİM YÖNERGESİ
PP.4.5.PRS.0005 OMÜ TAŞINMAZLARININ İDARESİ HAKKINDA YÖNERGE
İzleme Kriterleri:
F4.5.2 Koruma ve Güvenlik
F4.5.3 Araç İşletme
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
İMİD Araç İşletme Birimi Yöneticisi
Araç İşletme İdari Ofisi Personeli
İMİD Bakım Onarım Servisi Personeli
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
Başşoför
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
ORT-Şoför
PP.4.5.PRS.0001 OMÜ ARAÇ İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ
PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ
İzleme Kriterleri:
F4.5.4 Posta ve Kargo Hizmetleri
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi
İMİD Posta Hizmetleri Ofis Personeli
İMİD Posta Hizmetleri Ofis Sorumlusu
İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
İzleme Kriterleri:
F4.5.5 Temizlik Hizmetleri
Faaliyetin Amacı:
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
İMİD Destek Hizmetleri Personeli
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
ORT-Temizlik ve Destek Hizmetleri Personeli
İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Personeli
İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu
İdari ve Mali İşler Daire Başkanı
ORT-Sıfır Atık Bina Bakım-Onarım Sorumlusu
ORT-Sıfır Atık Birim Odak Noktası
ORT-Sıfır Atık Kat Sorumlusu
İzleme Kriterleri:
İzleme Kriterleri
Kod
İzleme Kriteri
Durumu
İzleme Sıklığı
İlgili Birimler
Gerçekleşen Değer
İK4.5.1.1
Taşınmazlara ait itiraz veya şikayet sonrası iptal edilen ihale sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.1.3
Kantin Kafeteryalarda yapılan denetimlerde bulunan olumsuzluk sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.2.1
Zamanında gerçekleşmeyen devriye sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.2.2
Müdahale edilemeyen çağrı sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.2.3
Trafik kazası sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.2.4
Müdahale edilemeyen öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısının toplam öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısına oranı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.2.5
Müdahale edilemeyen asayiş olayları (hırsızlık, yaralama vb) sayısının toplam asayiş olayı sayısına oranı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.2.6
Müdahale edilemeyen açık bırakılan kapı, pencere, su ve elektrik tutanak sayıları
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.3.1
Hizmet sırasında oluşan trafik cezası sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.3.2
Hizmet sırasında oluşan trafik kazalarındaki kusurlu şoför sayısının toplam trafik kazaları sayısına oranıı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.3.3
Araç takip sisteminde tespit edilen uygunsuzluk sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.4.1
Zamanında gönderilmeyen giden kayıtlı posta sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
İK4.5.5.1
Temizlik memnuniyet anketi sonuçlarındaki olumsuz cevap sayısı
Aktif
12
0
Hedefler
Destek Hizmetleri Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: fyazici@omu.edu.tr | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Taşınmazların yönetim işlemlerini, Koruma ve Güvenlik hizmetlerini, Araç İşletme işlemlerini, Posta ve Kargo Hizmetlerini, Temizlik Hizmetlerinin yasalara uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamaktır. | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
|
|
|
Faaliyetler
F4.5.1 Taşınmazların Yönetimi
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİD Lojman Yönetim Ofisi Personeli İMİD Lojman Yönetim Ofisi Sorumlusu Rektör Rektör Yardımcısı İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Personeli İMİD Taşınmaz Kira, Tahsis ve Kayıt Ofisi Sorumlusu İMİD Taşınmazlar Birim Yöneticisi İdari ve Mali İşler Daire Başkanı |
PP.4.5.PRS.0003 OMÜ KONUT TAHSİS VE YÖNETİM YÖNERGESİ PP.4.5.PRS.0005 OMÜ TAŞINMAZLARININ İDARESİ HAKKINDA YÖNERGE |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.5.2 Koruma ve Güvenlik
F4.5.3 Araç İşletme
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| İMİD Araç İşletme Birimi Yöneticisi Araç İşletme İdari Ofisi Personeli İMİD Bakım Onarım Servisi Personeli Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı Başşoför İdari ve Mali İşler Daire Başkanı ORT-Şoför |
PP.4.5.PRS.0001 OMÜ ARAÇ İŞLETME MÜDÜRLÜĞÜ YÖNERGESİ PP.4.5.PRS.0004 OMÜ KORUMA VE GÜVENLİK MÜDÜRLÜĞÜ ULAŞIM GÜVENLİĞİ YÖNERGESİ |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.5.4 Posta ve Kargo Hizmetleri
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi İMİD Posta Hizmetleri Ofis Personeli İMİD Posta Hizmetleri Ofis Sorumlusu İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı |
|||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.5.5 Temizlik Hizmetleri
| Faaliyetin Amacı: | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
| İMİD Destek Hizmetleri Personeli Genel Sekreter Genel Sekreter Yardımcısı İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Birimi Yöneticisi Rektör Rektör Yardımcısı ORT-Temizlik ve Destek Hizmetleri Personeli İMİD İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Personeli İMİDB İdari ve Destek Hizmetleri Ofis Sorumlusu İdari ve Mali İşler Daire Başkanı ORT-Sıfır Atık Bina Bakım-Onarım Sorumlusu ORT-Sıfır Atık Birim Odak Noktası ORT-Sıfır Atık Kat Sorumlusu |
|||
| İzleme Kriterleri: | |||
İzleme Kriterleri
| Kod | İzleme Kriteri | Durumu | İzleme Sıklığı | İlgili Birimler | Gerçekleşen Değer | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| İK4.5.1.1 | Taşınmazlara ait itiraz veya şikayet sonrası iptal edilen ihale sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.1.3 | Kantin Kafeteryalarda yapılan denetimlerde bulunan olumsuzluk sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.2.1 | Zamanında gerçekleşmeyen devriye sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.2.2 | Müdahale edilemeyen çağrı sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.2.3 | Trafik kazası sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.2.4 | Müdahale edilemeyen öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısının toplam öğrenci olayları (protesto, bildiri ve basın açıklaması) sayısına oranı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.2.5 | Müdahale edilemeyen asayiş olayları (hırsızlık, yaralama vb) sayısının toplam asayiş olayı sayısına oranı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.2.6 | Müdahale edilemeyen açık bırakılan kapı, pencere, su ve elektrik tutanak sayıları | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.3.1 | Hizmet sırasında oluşan trafik cezası sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.3.2 | Hizmet sırasında oluşan trafik kazalarındaki kusurlu şoför sayısının toplam trafik kazaları sayısına oranıı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.3.3 | Araç takip sisteminde tespit edilen uygunsuzluk sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.4.1 | Zamanında gönderilmeyen giden kayıtlı posta sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler | |
| İK4.5.5.1 | Temizlik memnuniyet anketi sonuçlarındaki olumsuz cevap sayısı | Aktif | 12 | 0 | Hedefler |