Process

PP1.3, R1, January 2023

Öğrenci İşleri Süreci

PROCESS COORDINATOR: sevimh@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRE BAŞKANLIĞI
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Öğrenci İşleri Sürecinde yürütülen iş ve faaliyetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla yapılan tüm hizmetin toplumsal faydaya dönüştürmek
ENTRIES RESOURCES OUTPUTS
  • Rektörlük Yazıları

  • Akademik Birimlerden Gelen Yazılar

  • Dilekçe ve Başvuru Evrakları

  • Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar

  • Rapor/İzin Formları

  • ÖSYM Yerleştirme Belgeleri

  • Yabancı Uyruklu Öğrenci Yerleştirme Belgeleri (YÖS vb.)

  • Kanuni Yükümlülükten Kaynaklanan Bilgilendirmeler (Göç İdaresi, Askerlik Şubesi, KYK vb.)

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis Ortamı

  • Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları

  • İnsan Kaynağı

  • EBYS

  • Eğitim Materyalleri

  • Fiziki Mekân

  • Enerji (Doğalgaz, Elektrik vb.)

  • Yasal Mevzuat

  • ÜNİPA Yazılımı

  • OMÜ KALEM Yazılımı

  • YÖKSİS

  • KAYSİS

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • Çift Anadal – Yan Dal Başvuru Sistemi 

  • Yatay Geçiş Başvuru Sistemi  

  • Özel Yetenek Sınavı Başvuru Sistemi 

  • YÖS Başvuru ve Yerleştirme Sistemi

  • Mezuniyet Belgeleri (Diploma, Diploma Eki vb.)

  • Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine İlişkin Duyuru / Bilgilendirme / Güncellemeler

  • Belge  (Transkript, Öğrenci Belgesi vb.) 

  • Öğrenciye Özel Dokümanlar

  • Öğrenci İşlerine Ait Veriler ve Raporlar 

Activities

F1.3.1 Akademik takvim işlemleri

Goal of the Activity: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili Birimlerden akademik takvimlerin talep edilmesi.
  • Senatoya sunulması.
  • Senato onayından sonra bütün birimlere dağıtım yapılıp, Üniversite web sayfasında ilan edilmesi.
Genel Sekreter
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Akademik Takvim Ofisi Personeli
ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
Senato
PP.1.3.PRS.0001 OMÜ ULUSLARARASI ÖĞRENCİ KABUL YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0007 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM ÖNLİSANS VE LİSANS YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS
  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG584 Akademik takvimlerde yıl içerisinde değişiklik yapılma sayısı

Risks:

Akademik takvimin resmi tatiller, diğer kurumların sınavlarına ve önemli etkinliklere dikkat edilmeden hazırlanması, önemli tarihlerin çakışması ve sınavların yapılamaması dolayısıyla eğitimin aksaması
Akademik takvimin resmi tatiller, diğer kurumların sınavlarına ve önemli etkinliklere dikkat edilmeden hazırlanması, eğitim-öğretim süresinde yeterli iş gününün sağlanamaması
Yeni müfredat ve müfredat güncellenmesi işlemlerinin hatalı yapılması, öğrencinin mezuniyet belgesinde hatalı bilgilerin yer alması
Akademik Takvimde yer alan ders kayıtlanma ve not giriş işlemlerinin süresinin uzatılması, sonucu takip eden işlemlerin aksaması
Akademik takvimde yer alması gereken konulardan birinin unutulması sonucu, öğrencilerin başvuru tarihlerini, mezuniyet hakkını veya ders kayıtlanma dönemini kaçırması ve işlemlerin aksaması

Opportunities:

Eğitim faaliyetlerinin planlamasının akademik takvime uygun hale getirilmesi

F1.3.2 Kontenjan işlemleri

Goal of the Activity: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi
  • Senatoya sunulması
  • Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi
Genel Sekreter
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi
ÖİDB Kontenjan Ofisi Personeli
Rektör
Rektör Yardımcısı
Senato
PP.1.2.FR.0086-Lisansüstü Kontenjan Talep Formu
PP.1.2.FR.0116 Lisans İlave Yatay Geçiş Kontenjan Tablosu
PP1.2.FR.0117 Önlisans İlave Yatay Geçiş Kontenjan Tablosu
PP1.3.FR.0071 Çift Anadal Kontenjan Bildirme Formu
PP1.3.FR.0072 Yandal Kontenjan Bildirme Formu
PP.1.3.PRS.0001 OMÜ ULUSLARARASI ÖĞRENCİ KABUL YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0027 OMÜ ÖZEL YETENEK SINAVI YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS
  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG585 Hatalı kontenjan girişi yapılan program oranı

Risks:

Yanlış kontenjan işlenmesi nedeniyle eğitim altyapısı olmayan birime öğrenci yerleştirilmesi
Yanlış kontenjan işlenmesi nedeniyle eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirilememesi

Opportunities:

Doğru kontenjan sayısının ve bölümün belirlenmesi

F1.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri

Goal of the Activity: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Yerleştirme sonuçları açıklandıktan sonra kazanan öğrencilerin bilgileri Öğrenci Bilgi Sistemine ÖSYM tarafından aktarılması.
  • Belirlenen kayıt tarihlerinde elektronik ortamda ve kayıt yerlerinde kayıtların yapılması.
  • Kayıtları tamamlanan öğrencilere Öğrenci Bilgi Sistemine kayıtlanması konusunda web ve yüz yüze  bilgi verilmesi.
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Kesin Kayıt Personeli
ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
PP.1.2.FR.0079-Yatay Geçiş Başvuru Formu (Lisans-Önlisans)
PP.1.3.FR.0067-Öğrencinin Yatay Geçişine Engel Bir Durum Olmadığına Dair Belge
PP.1.3.PRS.0001 OMÜ ULUSLARARASI ÖĞRENCİ KABUL YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0027 OMÜ ÖZEL YETENEK SINAVI YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0034 OMÜ UZAKTAN-KARMA EĞİTİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG586 Farklı bölüme veya sınıfa kayıt yapılan öğrenci sayısı

Risks:

Kayıt için kuruma gelmesi gereken program bilgisinin, YÖKSİS’e yanlış tanımlanması snucu öğrencinin e-devlet’ten kayıt hakkı kazanması
Kayıt hakkı kazandığı halde ortaöğretim mezuniyet bilgisi problemli olan öğrencinin taahhüt belgesi alınmadan kayıt yapılması
Kesin kayıt yapmak için öğrenci yerine üçüncü kişilerin gelerek kayıt yaptırması
Kayıt hakkı kazanan öğrencinin farklı bölüme veya sınıfa kaydının yapılması
Kayıt hakkı kazanmadığı halde öğrenci kaydının yapılması

Opportunities:

E-devlet üzerinden kayıtlanmanın yapılması ile kayıtlardaki eksik doküman veya hatalı kayıt sayısının azalması

F1.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri

Goal of the Activity: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili Birimlerden değişim ve özel öğrenci kontenjanları talep edilir.
  • Senatoya sunulur.
  • Senato onayından sonra ilgili Birimlere iletilir.
ÖİDB Farabi Ofisi Personeli
ÖİDB Kontenjan Ofisi Personeli
PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
  • EBYS

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG587 Evrakları zamanında senatoya sunulmayan özel öğrenci başvuru sayısı
KG588 Evrakları süresi içinde gönderilmeyen Farabi öğrencisi sayısı
KG589 Süresi içerisinde işlenmeyen Farabi gelen/giden öğrenci sayısı

Risks:

Özel öğrenci başvurularında kendi kurum onayına bakılmadan kaydının yapılması sonucunda YÖKSİS ekranında iki üniversitede kayıtlı görünür olması
Özel öğrenci başvurusunu zamanında yapılmadığı halde kabul edilmesi işlemlerin aksaması öğrencinin eğitim faaliyetine geç katılması ve eğitim faaliyetinin aksaması
Farabi gelen/giden öğrenci bilgisinin zamanında işlenmemesi, sonucunda YÖKSİS ekranında iki üniversitede kayıtlı görünür olması

Opportunities:

Farabi ile değişim programından faydalanarak öğrencinin farklı kültürleri tanıması

F1.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri

Goal of the Activity: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Belirlenen sürelerde Öğrenci Bilgi Sisteminin not girişine açılması.
  • Not girişleri için belirlenen süre bitiminde Öğrenci Bilgi Sisteminin kapatılması.
  • Tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi yapıldığında Öğrenci Bilgi Sistemine not girişlerinin yapılması.
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Not İşlemleri Ofisi Personeli
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
PP.1.2.PRS.0023 OMÜ DERS MUAFİYETİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ UYGULAMA USUL VE ESASLARI
PP.1.2.FR.0041-Ders Muafiyet Başvuru Formu
PP.1.2.FR.0042-Öğrenci Ders Muafiyet Bildirim Formu (Lisans-Önlisans)
PP.1.2.FR.0060-Not Bildirim Formu
PP.1.2.FR.0076-Yatay Geçiş Muafiyet Talep Formu (Lisans-Önlisans)
PP.1.2.FR.0082-Not Düzeltme Formu(Lisans-Önlisans)
PP.1.2.FR.0083-Ek Sınav Not Bildirim Formu
PP.1.2.FR.0080-Ek Sınav Müracaat Formu
PP.1.2.FR.0100-Not Düzeltme Formu (Tıp Fakültesi)
PP.1.2.FR.0078-Tek Ders Sınavı Başvuru ve Not Bildirim Formu
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0025 OMÜ BAĞIL DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG590 Not bildirim ve düzeltme formlarının sisteme işlenme süresi
KG591 Hatalı not girişi için yapılan düzeltici işlem sayısı
KG592 Sisteme girilen not bildirim ve düzeltme formu sayısı

Risks:

Belgeye dayanmadan not girişi işleminin yapılması sonucunda öğrencinin başarı durumunda değişiklik olması
Akademik takvimde belirtilen not giriş tarihlerinin bitmesini takip eden günde öğrenciye notların aktarılmaması sonucunda bütünleme veya tek ders sınavına girecek öğrencilerin geç haberdar olması veya başvuruyu kaçırması
Eksik veya yanlış intibak yapılması yüzünden öğrencilerin eğitim süresinin uzaması
Not bildirim, düzeltme ve intibak işlemlerinin uzun süre geciktirilmesi sonucunda öğrencinin ders kaydında problem yaşaması, bursunun kesilmesi mezuniyetinde gecikme olur
Not düzeltme bilgisinde belirtilen notların bilerek veya sehven sisteme yanlış aktarılması sonucunda öğrencinin başarı durumunda değişiklik olması

Opportunities:

Not giriş sürecini takip ederek belirlenen sürede not girişlerinin tamamlanmasını sağlanması

F1.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri

Goal of the Activity: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin durumları transkript belgelerinden incelendikten sonra öğrenci mezuniyetlerinin yapılması.
  • Mezuniyet tarihleri sisteme işlendikten sonra öğrencilere verilecek olan diploma, diploma eki belgelerinin hazırlanması. (Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin diplomaları İl Sağlık Müdürlüklerine ve Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.)
  • Arşivlenen diplomaların öğrencilerin talep etmeleri durumunda teslim edilmesi.
Dekan
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Diploma İşlemleri Personeli
ÖİDB Diploma ve Mezun Öğrenci İşlemleri Ofis Sorumlusu
ÖİDB Mezun Öğrenci İşlemleri Personeli
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
PP.1.2.PRS.0023 OMÜ DERS MUAFİYETİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ UYGULAMA USUL VE ESASLARI
PP.1.3.FR.0053-Mezuniyet Talep ve İlişik Kesme Belgesi (Lisans-Önlisans)
PP.1.2.FR.0105-Toplu Mezuniyet İlişik Kesme Formu
PP.1.2.FR.0091-Diploma İstek Formu
PP.1.3.FR.0059-YÖKSİS Mezuniyet Bilgi Güncelleme Formu
PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG593 Hatalı basılan diploma sayısı
KG594 Tescile gönderilen hatalı diploma sayısı
KG595 Verilen hatalı transkript sayısı

Risks:

Diploma almaya hak kazanmadığı halde öğrenciye diploma hazırlanması
YÖKSİS veri tabanına eski mezun öğrenci bilgilerinin hatalı gönderilmesi sonucunda öğrencinin farklı program veya mezuniyet ortalaması ile işlem yapması
Mezuniyeti hak etmeyen öğrencinin sistemden mezuniyet işleminin yapılması sonucunda diplomayı kullanması
Diploma teslimi için ilan edilen tarihlerde diploma basımının tamamlanamaması sonucunda öğrenciye zamanında diploma teslim edilememesi, atama tarihlerini kaçırılması
Bölüm program isimlerinin kontrol edilmeden diplomaların basılması sonucunda öğrenciye hatalı diploma teslim edilmesi
Öğrenci bilgi sistemi ve personel kusurları sebebiyle mezuniyet hakkı kazanan bir öğrencinin mezun edilememesi
İlişik kesme işlemlerinin sağlıklı yapılmaması nedeniyle ilişiği kesilmemesi gereken öğrencilerin ilişiğinin kesilmesi
Mezuniyeti hak kazandığı halde öğrencinin mezun edilmemesi sonucunda öğrencinin dönem ve yıl kaybetmesi
AKTS ve GANO’su uygun olmayan öğrencinin mezuniyet işleminin yapılması sonucunda Öğrenci Diploma ekinin hatalı olması

Opportunities:

YÖKSİS veri tabanına gönderilen verinin kontrol edilmesi ve sistemin öğrenilmesi
Diploma teslim tarihlerinin akademik takvime göre belirlenmesi
Bölüm/ program isimlerinin kontrolünün sağlanması
Mezuniyet şartlarının iyi öğrenilmesi

F1.3.7 Öğrenci burs işlemleri

Goal of the Activity: Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca alacak oldukları burslara ilişkin yapılacak olan çalışmalar
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Üniversite Vakfı ve özel kuruluşlarca verilecek olan burslara ilişkin başvuru şartları ve tarihlerinin web sayfamızdan ve sosyal medyadan duyurulması.
  • Burs almaya hak kazanan öğrencilerin listelerinin ilgili Birimlere iletilmesi.
  • Öğrencilere ödenecek olan burslara ait ücretlerin aktarımın yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yazışma yapılması.
  • Yazışma sonrasında hesaplara aktarılan ücretin bankaya ve öğrenci hesaplarına yatırılması.
Genel Sekreter
İdari ve Mali İşler Birim Yöneticisi
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Burs İşlemleri Ofisi Personeli
Rektör
Rektör Yardımcısı
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • MYS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG596 Bursu kesilmesi gerekirken kesilmeyen sehven unutulan öğrenci sayısı

Risks:

Burs işlemlerinde başarı durumunun hatalı bildirilmesi sonucunda haketmeyen öğrencinin burs alması veya hakeden öğrencinin bursunun kesilmesi

Opportunities:

Burs listelerinin birimler tarafından kontrol edilmesi
Bursların zamanında öğrencilere ödenmesi

F1.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri

Goal of the Activity: Öğrenci özlük ve belge işlemlerini yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi.
  • Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi.
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Kesin Kayıt Personeli
ÖİDB Kesin Kayıt ve Özlük İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
PP.1.3.FR.0052-Kayıt Sildirme Formu (Lisans-Önlisans)
PP.1.3.FR.0051-Kayıt Dondurma Başvuru Formu (Lisans-Önlisans)
PP.1.3.PRS.0001 OMÜ ULUSLARARASI ÖĞRENCİ KABUL YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG597 Yanlış belge verilen öğrenci sayısı

Risks:

Öğrenci bilgilerinin güncel olmaması sebebiyle itiraz sonuçlarının öğrenciye ulaştırılamaması sonucu öğrencilerin işlerinin aksaması
Uzmanlık belgesi tescil işlemlerinin zamanında bildirilmemesi nedeniyle uzmanlık öğrencilerinin mecburi hizmete geç başlamaları
Uzmanlık öğrencilerinin personel bildirim işlemlerinin zamanında yapılmaması sebebiyle kurumun sosyal güvenlik kurumuna ceza ödemek zorunda kalınması
Belge talepleri kişi haricinde başka birine teslim edilmesi sonucunda öğrenci bilgisinin yasal olmayan yollarla üçüncü şahıslarla paylaşılması
Öğrenci disiplin cezası bilgi girişinde cezasının bir üstü işlendiğinde öğrencilik hakkından yararlanamaması ve bursunun kesilmesi
Öğrenci disiplin cezası bilgi girişinde bir düşük cezanın işlenmesi sonucunda öğrencilik ve burs hakkından yararlanmaya devam etmesi
Askerlik işlemlerinde oluşan hata sebebiyle öğrencilerin öğreniminin aksaması
Hatalı işlem sebebiyle öğrenci olmayan kişilere öğrenci belgesi düzenlenmesi
Öğrenci bilgi sistemindeki aksaklık sebebiyle transkript ve diploma eki verilmesinin gecikmesi sonucu öğrencilerin iş başvurularının gerçekleşememesi

Opportunities:

Belgelerin e-devlet üzerinden alınması

F1.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri

Goal of the Activity: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Müfredat la ilgili taleplerin toplanması.
  • Eğitim Komisyonunda değerlendirilmesi.
  • Senatoya sunulması.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminde değişikliklerin yapılması.
Dekan
Eğitim Komisyonu
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Genel Sekreter
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli
ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Eğitim Planlama Birim Yöneticisi
ÖİDB Müfredat Düzenleme Ofisi Personeli
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
Senato
PP.1.2.PRS.0023 OMÜ DERS MUAFİYETİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ UYGULAMA USUL VE ESASLARI
PP.1.1.FR.0020-Müfredat Değişiklik ve Ders İntibak Düzenleme Formu
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0034 OMÜ UZAKTAN-KARMA EĞİTİM YÖNERGESİ
PP.1.1.PRS.0003 OMÜ EĞİTİM KOMİSYONU YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0007 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM ÖNLİSANS VE LİSANS YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG598 Yeni müfredat ve müfredat güncellemelerinde hatalı yapılan işlem sayısının toplam yeni müfredat/müfredat güncelleme işlem sayısına oranı
KG599 Yanlış GANO hesaplanan öğrenci sayısının toplam öğrenci sayısına (lisans-ön lisans) oranı

Risks:

Yeni müfredat ve müfredat güncellenmesi işlemlerinin hatalı yapılması ders kayıtlanma aşamasının aksaması
Yeni müfredat ve müfredat güncellenmesi işlemlerinin hatalı yapılması, öğrenci GANO’sunun hatalı hesaplanması
Muafiyet/intibak komisyonlarının zamanında oluşturulamaması sebebiyle öğrencilerin derslerinin aksaması
Yeni müfredat ve müfredat güncellenmesi işlemlerinin hatalı yapılması, bilgi paketinin güncellemesinde problem yaşanması

F1.3.10 Yaz okulu işlemleri

Goal of the Activity: Açılacak olduğu dönemlerde yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Yaz okulu açacak olan Birimlerden derslerin talep edilmesi.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması, webde ilan edilmesi.
  • Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
 
Dekan
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli
ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
PP.1.2.FR.0056-Yaz Okulu Eş Değer Ders Belirleme Formu(Lisans-Önlisans)
PP.1.2.FR.0044-Diğer Yükseköğretim Kurumlarından Yaz Okulu Ders Alma Başvuru Formu
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG600 Süresi içinde bildirilmediği için yaz okulunda açılamayan ders sayısı
KG601 Dersin açılabilmesi için gerekli öğrenci sayısına ulaşılamadığı için açılamayan ders sayısı

F1.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri

Goal of the Activity: Ders kayıtlanmalarına ilişkin çalışmaların zamanında ve eksiksiz olarak yürütülmesi sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • İlgili yıl/yarıyılda açılacak derslerin birimlerden talep edilmesi.
  • Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması.
  • Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
Dekan
Enstitü/YO/MYO/Merkez Müdürü
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Ders Kayıt İşlemleri Personeli
ÖİDB Ders Kayıt ve Not İşlemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
PP.1.2.PRS.0023 OMÜ DERS MUAFİYETİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ UYGULAMA USUL VE ESASLARI
PP.1.1.FR.0001-Ders Açma Talep Formu
PP.1.2.FR.0081-İntibak Dersi Ekleme Formu
PP.1.3.FR.0054-Ders Kayıtlanma Formu(Lisans-Önlisans)
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0022 OMÜ DERS YETERLİLİK SINAVI UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0034 OMÜ UZAKTAN-KARMA EĞİTİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0018 OMÜ ÖZEL ÖĞRENCİ YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0007 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM ÖNLİSANS VE LİSANS YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG602 Ders değişikliğinde hatalı eşleştirilen ders sayısı
KG603 Derse ait bilgilerin öğrenci bilgi sistemine hatalı işlenme sayısı

F1.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri

Goal of the Activity: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Bilgi yönetim sistemi üzerinden yazılım sisteminin bilgi akışının ve destek hizmetlerinin sağlanması.
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Bilgi Sistemleri Ofisi Personeli
ÖİDB Bilgi Sistemleri Ofisi Sorumlusu
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
PP.1.2.PRS.0023 OMÜ DERS MUAFİYETİ VE İNTİBAK İŞLEMLERİ UYGULAMA USUL VE ESASLARI
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0025 OMÜ BAĞIL DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0034 OMÜ UZAKTAN-KARMA EĞİTİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0007 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM ÖNLİSANS VE LİSANS YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0015 OMÜ ÖNLİSANS VE LİSANS YATAY GEÇİŞ YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG604 Öğrenci bilgi sisteminin kullanılamadığı saat sayısı

Risks:

Organizasyon tanımlarında ÖSYM kodu ve kontenjanında hata yapılması sonucunda yerleştirilen öğrencilerin otomasyon sistemine aktarılamaması
Öğrenci otomasyonunda yeni kullanıcı oluşturulmaması, oluşturulan kullanıcıya ilgili yetkilerin verilmemesi, sonucunda işlemlerin sağlıklı yürütülememesi
Kullanıma yeni açılan Öğrenci Bilgi Sisteminin çalışması ile ilgili doğabilecek her türlü sorunla karşılaşılması.
ÖSYM tarafından yerleştirilen öğrencilerin yazılımcı firmaya kayıtlanma tarihinden önce bildirilmemesi sonucu öğrencilerin kayıt işleminin yapılamaması

F1.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri

Goal of the Activity: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, LİSANSÜSTÜ EĞİTİM ENSTİTÜSÜ
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Üniversitemizde kayıtlı olan öğrencilerden dönem uzatan, uluslararası öğrenciler ve birden fazla yükseköğretim kurumuna kayıtlı öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sisteminde borçlandırılması.
  • Ödeme işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinde takip edilmesi.
Genel Sekreter
Öğrenci İşleri Daire Başkanı
ÖİDB Katkı Payı ve Öğrenim Ücreti Ofisi Personeli
ÖİDB Öğrenci İşlemleri Birimi Yöneticisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
Strateji Geliştirme Daire Başkanı
Üniversite Yönetim Kurulu
PP.1.3.FR.0020-Ücret İade Formu(Önlisans-Lisans-Lisansüstü)
PP.1.3.PRS.0001 OMÜ ULUSLARARASI ÖĞRENCİ KABUL YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0030 OMÜ YAZ OKULU EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0034 OMÜ UZAKTAN-KARMA EĞİTİM YÖNERGESİ
PP.1.1.PRS.0004 OMÜ YÜZDE ON BAŞARI DEĞERLENDİRME YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0003 OMÜ ÇİFT ANADAL (İKİNCİ LİSANS) VE YANDAL PROGRAMI YÖNERGESİ
PP.1.2.PRS.0007 OMÜ UZAKTAN EĞİTİM ÖNLİSANS VE LİSANS YÖNERGESİ
ONDOKUZ MAYIS ÜNİVERSİTESİ ÖN LİSANS VE LİSANS EĞİTİM-ÖĞRETİM YÖNETMELİĞİ
  • EBYS

  • ÜNİPA Yazılımı

  • YÖKSİS

  • Dijital Ortam

  • ÜNİKYS

  • Fiziki Arşiv

  • Web Sayfası

Tracking Criterion:

KG605 Katkı payı/öğrenim ücreti eksik veya fazla tahsil edilen öğrenci sayısı

Risks:

Öğrenci ödeme işlemlerinde fazla veya eksik tahakkuk ettirilmesi sonucunda öğrencinin fazla veya eksik ödeme yapması