Process

PP4.1, R2, January 2023

Satın Alma Süreci

PROCESS COORDINATOR: sevimh@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRE BAŞKANLIĞI
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
ENTRIES RESOURCES OUTPUTS
  • Stratejik Plan

  • Yatırım Programı

  • Yatırım/Araştırma Projeleri

  • Satın Alma Talepleri

  • İhtiyaç Raporları

  • Satın Alma Oluru

  • İhale Onay Belgesi

  • Doğrudan Temin Onay Belgesi

  • Avans / Kredi Onayı

  • Teklifler

  • Şikayet Başvuruları

  • Bilgi Edinme Talepleri

  • Fatura/İrsaliye

  • Teminatlar

  • Mal, Hizmet, Yapım İşi

  • Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları

  • Teknik Şartname

  • İdari Şartname

  • Sözleşme

  • Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı

  • Taşınır İşlem Fişi

  • OMÜ İş Takvimi

  • Ofis Ortamı

  • Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar

  • İnsan Kaynağı

  • Bütçe

  • Ambar

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  • Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)

  • Mevzuat Bilgi Sistemi

  • Resmi Gazete

  • Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

  • Kamu İhale Bülteni

  • Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)

  • Gazeteler

  • DMO E-Satış Portalı

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)

  • İhtiyaç Raporları

  • Teknik Şartname

  • İdari Şartname

  • Sözleşme Tasarısı

  • Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli

  • Satın Alma Oluru

  • İhale Onay Belgesi

  • Doğrudan Temin Onay Belgesi

  • Avans / Kredi Onayı

  • Doğrudan Temin Teklif Mektubu

  • Satın Alma İlanları

  • Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı

  • Tek Kaynaktan Temin Formu

  • Zeyilname

  • İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları

  • İhale Komisyonu Tutanakları

  • İhale Komisyonu Kararı

  • İhale Sonuç İlanı

  • İşe Başlama Talimatı

  • Sözleşmeye Davet Yazıları

  • Sözleşme

  • Satın Alma Dosyası

  • Mal, Hizmet, Yapım İşi

  • Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı

  • Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı

  • Tedarikçi Değerlendirme Listeleri

  • Ödeme Emri Belgesi

  • Taşınır İşlem Fişi

Activities

F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti

Goal of the Activity: İhtiyaçların birimlerin talepleri doğrultusunda gerçekçi bir şekilde tespit edilerek kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Talep toplama ve konsolide İşlemleri
  • Talep değerlendirme işlemleri
  • İhtiyaç raporu işlemleri
  • Üst yönetici veya harcama yetkilisi onay/olur işlemleri
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0021-Hizmet İstek Formu
PP.4.1.FR.0031- Bilimsel Araştırma Projeleri Satın Alma Talep Formu
PP.4.1.FR.0016-Malzeme İstek Formu
PP.4.1.FR.0018-(ÖYP) Sarf Malzeme İhtiyaç Formu
PP.4.1.FR.0019-(ÖYP) Malzeme İstek Formu
PP.4.1.FR.0028-Uygun Bulunmayan Talepler Listesi
PP.4.1.FR.0027-Toplu Olarak Satın Alınacak Mal Listesi
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0001-Satın Alma Planlama ve Karar Verme İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • EBYS

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG659 Satın alması gerçekleşen dosya sayısının satın alınmasına karar verilmiş (alıma çıkılmış) dosya sayısına oranı

Risks:

Satın alma taleplerinin geç yapılması nedeniyle planlama yapılamaması ve mali kayıp yaşanması riski
Stokta olmasına rağmen yapılan talepler nedeniyle mali kayıp yaşanması riski
Birimlerin mevcut ödenek üzerinde mal ve hizmet talebinde bulunması, talebin karşılanamaması nedeniyle faaliyetin belirli bir süre aksaması riski

Opportunities:

OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Üniversitemizde İş Takvimi oluşturulması ve satın alma taleplerinin hangi dönemlerde yapılacağının iş takviminde belirtilmesi
Satın alma taleplerinde mevcudun belirtilmesi ve planlamanın buna göre yapılması

F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti

Goal of the Activity: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Teknik şartname hazırlama işlemleri
  • İdari şartname hazırlama işlemleri
  • Sözleşme tasarısı hazırlama işlemleri
  • Standart Formlar ve varsa diğer doküman hazırlama işlemleri
  • Şartnamenin kontrol ve onay işlemleri
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.1.PRS.0001 OMÜ TEKNİK ŞARTNAME HAZIRLAMA USUL VE ESASLARI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.İŞA.0002-Şartname Hazırlama İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • EBYS

  • Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

  • Kamu İhale Bülteni

  • Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)

  • DMO E-Satış Portalı

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)

Tracking Criterion:

KG660 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı değişiklik/düzeltme yapılan ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı

Risks:

Usulüne uygun olarak hazırlanmayan şartnameler nedeniyle alımların gecikmesi/yapılamaması

Opportunities:

OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
OMÜ Teknik Şartname Hazırlama Usul ve Esaslarının oluşturulması
Elektronik Kamu Alımları Platformunun (EKAP) kullanılması

F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti

Goal of the Activity: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Piyasa fiyat araştırması işlemleri
  • Kamu fiyat tarife/bülten araştırma işlemleri
  • Gelen teklif ve fiyatların değerlendirme işlemleri
  • Yaklaşık maliyet hesap cetvelinin hazırlanması
  • Bütçe ödeneklerinin kontrolü işlemleri
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0029-Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0003-Yaklaşık Maliyet Hazırlama İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • EBYS

  • Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

  • Kamu İhale Bülteni

  • Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)

  • DMO E-Satış Portalı

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)

Tracking Criterion:

KG661 Toplam ihale bedelinin toplam yaklaşık maliyete oranı

Risks:

Yaklaşık maliyetin gizliliğinin ihlali nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması
Yaklaşık maliyetin hatalı tespit edilmesi nedeniyle yüksek fiyattan alım yapılması

Opportunities:

OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması

F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti

Goal of the Activity: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Onay/Olur işlemleri
  • İhale Kayıt İşlemleri
  • İhale Dokümanı İşlemleri
  • İlan işlemleri
  • İhale komisyonu işlemleri
  • Teklif alma işlemleri
  • Tekliflerin değerlendirilmesi işlemleri
  • İhale kararı işlemleri
  • Yasaklılık Sorgulama İşlemleri
  • Şikayet/İtiraz değerlendirme işlemleri
  • Tebligat İşlemleri
  • Sözleşmeye Davet İşlemleri
 
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-İhale Komisyonu
ORT-İhale Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0034-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu (İstekli Bazında)
PP.4.1.FR.0004-İhale Dosyaları İnceleme Pusulası
PP.4.1.FR.0005-İhale Süreci Takip Formu
PP.4.1.FR.0026-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0005-Yapım İşi İhale İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0004-Mal ve Hizmet Alımı İhale İşlemleri İş Akış Süreci
  • Dijital Ortam (Bilgisayar,

  • e-posta vb.)

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  • Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

  • Kamu İhale Bülteni

  • Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)

  • DMO E-Satış Portalı

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)

Tracking Criterion:

KG662 Şikayet/itirazen şikayetten dolayı iptal edilen ihale sayısının toplam ihale sayısına oranı

Risks:

İhale komisyonunun toplanamaması nedeniyle ihalenin yapılamaması
İhale ilanı ve dokümanda yapılan hatalar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması
İhaleye yapılan itirazlar nedeniyle ihalenin iptal olması veya gecikmeler yaşanması.

Opportunities:

OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması
Elektronik Kamu Alımları Platformunun kullanılması
Elektronik İhale Yönteminin Kullanılması
Elektronik Eksiltme Yönteminin Kullanılması

F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti

Goal of the Activity: Doğrudan temin işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Onay/Olur işlemleri
  • Teklif dağıtım/ilan işlemleri
  • Teklif alma işlemleri
  • Teklif değerlendirme işlemleri
  • Uygun Görüş İşlemleri
  • Yasaklılık Kontrolü İşlemleri
  • EKAP Kayıt İşlemleri
  • Sipariş/işe başlama tebliğ işlemleri
 
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0008-Sipariş / İşe Başlama Yazısı
PP.4.1.FR.0034-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu (İstekli Bazında)
PP.4.1.FR.0032- Bilimsel Araştırma Projeleri Sipariş Formu
PP.4.1.FR.0002-Doğrudan Temin Onay Belgesi
PP.4.1.FR.0007-Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı
PP.4.1.FR.0012-Doğrudan Temin Teklif Mektubu
PP.4.1.FR.0011-Teklif Dağıtım Tutanağı
PP.4.1.FR.0013-Teklif Toplama Tutanağı
PP.4.1.FR.0024-Konsolide Tedarikçi Değerlendirme Listesi
PP.4.1.FR.0025-Tedarikçi Değerlendirme Listesi
PP.4.1.FR.0026-Teknik Şartname Değerlendirme Raporu
PP.4.1.FR.0030-4734 Uygun Görüş Formu
PP.4.1.FR.0001-Doğrudan Temin Usulünde Yapılan Alımlara Ait Kontrol Formu
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0007-22-d Usulüne Doğrudan Temin Alımı İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0008-ÖYP Koordinatörlüğüne Bağlı Araş.Görev. Malzeme Alımı İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0006-22-a/b/c Usulüne Doğrudan Temin Alımı İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • EBYS

  • Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

  • Kamu İhale Bülteni

  • Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)

  • DMO E-Satış Portalı

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • ÜNİKYS

Tracking Criterion:

KG663 Parasal limitler dahilinde yapılan (4734 sayılı Kanunun 22/d (temsil ağırlama hariç) maddesi ile 21/f maddesi kapsamında) mal alımı tutarının toplam mal alımı tutarına oranı
KG664 Parasal limitler dahilinde yapılan (4734 sayılı Kanunun 22/d (temsil ağırlama hariç) maddesi ile 21/f maddesi kapsamında) hizmet alımı tutarının toplam hizmet alımı tutarına oranı
KG665 Parasal limitler dahilinde yapılan (4734 sayılı Kanunun 22/d (temsil ağırlama hariç) maddesi ile 21/f maddesi kapsamında) yapım işi tutarının toplam yapım işi tutarına oranı

Risks:

Yüksek oranda doğrudan temin yapılmasını nedeniyle mali kayıp ve hukuki durum ortaya çıkması

Opportunities:

Elektronik Kamu Alımları Platformunun kullanılması
OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Üniversitemiz web sayfasında Satın Alma Duyuru Sisteminin oluşturulması
Doğrudan teminlerde yapılan uygun görüş uygulaması

F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti

Goal of the Activity: Avans ve kredi işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI, GENEL SEKRETERLİK, KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI, SAĞLIK KÜLTÜR VE SPOR DAİRE BAŞKANLIĞI, YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Onay/Olur işlemleri
  • Teklif alma işlemleri
  • Teklif değerlendirme işlemleri
  • Sipariş işlemleri
  • Avans/Kredi kapatma işlemleri
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.4.4.PRS.0003 OMÜ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
PP.4.2.PRS.0004 OMÜ ÖN MALİ KONTROL USUL VE ESASLARI
PP.4.2.GEN.0001-OMÜ ÖDENEKLERİN KULLANILMASINA İLİŞKİN GENELGE
POL0004-OMÜ MALİ POLİTİKASI
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0007-Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı
PP.4.2.FR.0005-Harcama Talimatı
PP.2.3.PRS.0004 OMÜ PROJE YÖNETİMİ OFİSİ YÖNERGESİ
PP.2.3.PRS.0002 OMÜ BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ VE BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ UYGULAMA YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0009-Avans İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0010-Kredi Açılması İşlemleri İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • EBYS

  • Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)

  • Kamu İhale Bülteni

  • Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)

  • DMO E-Satış Portalı

  • BAP Otomasyon Sistemi

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)

Tracking Criterion:

KG666 Süresinde kapanmayan avans/kredi sayısının toplam avans/kredi sayısına oranı

Risks:

Kredi ve avansların süresi içinde kapatılmaması

Opportunities:

OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
DMO E-Satış Portalının kullanılması

F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti

Goal of the Activity: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Koordinatörlükler (KK hariç), Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Sözleşme İşlemleri
  • Teminat İşlemleri
  • İş artışı işlemleri
  • Tedarikçi Değerlendirme işlemleri 
  • Muayene ve Kabul Komisyonu oluşturma İşlemleri
  • Denetim İşlemleri
  • Muayene İşlemleri
  • Geçici Kabul İşlemleri
  • Kesin Kabul İşlemleri
  • Kontrol teşkilatı işlemleri
 
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Satın Alma Birimi İhale Ofisi Personeli
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Kontrol Teşkilatı
ORT-Muayene ve Kabul Komisyonu
ORT-Satın Alma Personeli
ORT-Satın Alma Sorumlusu
Rektör
Rektör Yardımcısı
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Personeli
Satın Alma Birimi Doğrudan Temin Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birimi İhale Ofisi Sorumlusu
Satın Alma Birim Yöneticisi
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0006-Mal Alımları Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
PP.4.1.FR.0009-Sözleşme Günü Belge Kontrol ve Takip Formu
PP.4.1.FR.0010-Sözleşme Sonrası Takip Formu
PP.4.1.FR.0020-İhale Ceza Çizelgesi Formu
PP.4.1.FR.0024-Konsolide Tedarikçi Değerlendirme Listesi
PP.4.1.FR.0025-Tedarikçi Değerlendirme Listesi
PP.4.1.İŞA.0011-Muayene Kabul İşlemleri İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • EBYS

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)

Tracking Criterion:

KG667 Feshedilen sözleşme sayısının toplam sözleşme sayısına oranı

Risks:

Denetim, muayene ve kabul işlemlerinin usulüne uygun yapılmaması nedeniyle şartnameyi karşılamayan mal, hizmet veya yapım işinin teslim alınması
Yüklenicinin taahhüdünü yerine getirmemesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması
Sözleşmenin imzalanamaması veya feshedilmesi nedeniyle tedarik sürecinde sıkıntı yaşanması

Opportunities:

OMÜ Satın Alma Prosedürünün oluşturulması ve satın alma işlemlerinde standardın sağlanması
Fiyatların yükseldiği dönemlerde iş artışı yapılmak suretiyle güncel fiyatlardan daha düşük fiyata alım yapılabilmesi
Tedarikçilerin değerlendirmesi

F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti

Goal of the Activity: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Araştırma Merkezleri, Enstitü Müdürlükleri, Fakülte Dekanlık/YO/MYO Müdürlük, İdari Birimler
Activity Steps Officer Information/Recipe Documents Registration Type
  • Edinilen taşınırların giriş işlemleri
  • Devir ve çıkış işlemleri
  • Hurdaya ayırma işlemleri
  • Sayım işlemleri
  • Taşınır yönetim hesabı işlemleri
  • Kullanıma verme işlemleri
  • Resmi Mühür edinme işlemleri
  • Ambar işlemleri
 
Genel Sekreter
Genel Sekreter Yardımcısı
İMİDB Taşınır Yönetim Birimi Yöneticisi
ORT-Gerçekleştirme Görevlisi
ORT-Harcama Yetkilisi
ORT-Taşınır Kayıt Yetkilisi
ORT-Taşınır Kontrol Yetkilisi
Rektör
Rektör Yardımcısı
Taşınır Yönetim Birimi Personeli
PP.4.5.GEN.0003-OMÜ ZİMMETTEKİ TAŞINIRLARIN İADESİ HAKKINDA GENELGE
PP.5.2.PRS.0004 OMÜ SATIN ALMA PROSEDÜRÜ
PP.4.1.FR.0016-Malzeme İstek Formu
PP.4.1.FR.0035-Özel Eşya (Taşınır Mal) Beyan Formu
PP.4.5.PRS.0006 OMÜ TAŞINIR MAL VE HURDA YÖNETİMİ YÖNERGESİ
PP.4.1.İŞA.0015-Devir Yoluyla Malzeme Girişi İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0016-Hurdaya Ayırma İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0017-Mühür Edinilmesi İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0018-Satın Alınan Taşınırların Giriş İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0019-Sayım İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0020-Taşınır İade İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0021-Taşınır Kayıt Yetkilisi ve Taşınır Kontrol Yetkilisinin KBS'den Yetkilendirilmesine İlişkin İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0013-Devir İşlemleri İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0014-Devir Yoluyla Malzeme Çıkışı İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0012-Bağış Veya Yardım Yoluyla Edinilen Taşınırların Girişi İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0022-Taşınır Teslim İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0023-Taşınır Yönetim Hesabı İş Akış Süreci
PP.4.1.İŞA.0024-Tüketim Suretiyle Çıkış İşlemleri İş Akış Süreci
  • Elektronik Ortam

  • EBYS

  • Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)

  • Mali Yönetim Sistemi (MYS)

Tracking Criterion:

KG668 Birim ambarında mevcut olan taşınırlara (tüketim malzemesi) ilişkin onaylanmış talebin ortalama karşılanma süresi

Risks:

Depodaki malzemenin uygun şartlarda muhafaza edilmemesinden dolayı bozulması nedeniyle mali kayıplar yaşanması.
Hurdalık alanında güvenlik tedbirlerinin alınmaması sonucu hırsızlık vb olayların yaşanması nedeniyle mali kayıplar yaşanması
Kayıttan Düşme Komisyonunun işin ehli kişilerden oluşturulmaması sonucu; kullanılabilir malzemenin hurdaya ayrılması nedeniyle mali kayıp yaşanması

Opportunities:

İhtiyaç fazlası taşınırların ihtiyacı olan birimlere verilmesi nedeniyle satın alma gereksiniminin ortadan kalkması
Hurdalık alanında güvenlik kameralarının takılması ile hırsızlık vb olaylarının azalması
Taşınır Yönetim Birimi kurulması ile birlikte Üniversitemiz taşınırlarının etkin, verimli ve ekonomik kullanılması