Task Definition

PP1.4.GT.0263, R2, October 2022

Task Name: Mevlana Ofis Personeli

Code: GT263

Critical Task: No

Task, Authority and Responsibilities

  • Mevlana Programı giden/gelen öğrenci ve gelen personel başvuru işlemlerini yürütmek (öğrenci başvurularının teslim alınması ve formların imza transkript gibi eksiklerinin kontrolü)
  • Hareketliliğe hak kazanan öğrenciler için oryantasyon programı hazırlamak,
  • Hareketliliğe hak kazanan öğrencilerin karşı kurumlara başvuru ve kabul işlemlerini takip etmek
  • Kabul edilen öğrenci ve personelin pasaport ve vize işlemlerinde ofis tarafından sağlanacak belgeleri hazırlamak ve öğrencilere ulaştırmak
  • Mevlana ile ilgili resmi yazıları yazmak, takip etmek ve dosyalamak
  • Hareketlilik süresince öğrencilerin ve personelim ofisle ve bölümleri ile koordinasyonunu sağlamak, ilgili belgelerin işlem süreçlerini takip etmek
  • Transkriptleri ulaşan öğrencilere transkriptlerini teslim etmek, dönüş evraklarını kontrol etmek ve dönüş işlemlerini evraklarını kontrol ederek kalan ödemenin yapılabilmesi için dosyalarını hazırlamak,
  • Mevlana programı ile ilgili bilgi almak için gelen öğrencilere programla ilgili detaylı bilgi vermek,
  • Web sayfasındaki bilgileri kontrol ederek güncel tutmak
  • Mevlana Programı ile ilgili duyuruları Üniversite genelinde duyurmak
  • Proje Bazlı Mevlana Programı başvurularının YÖK’e gönderilmesi işlemlerini takip etmek
  • Mevlana Programı ile ilgili olarak YÖKSİS’e veri girişini yapmak

Joint Responsibility

  • Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.

  • Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.

  • Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

  • Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.

  • İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.

  • Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.

  • Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.

  • PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.

  • Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.

Power of Attorney

  • Mevlana Kurum Koordinatörü

Qualifications

Ofis programlarını kullanabilme, kültürlerarası iletişim becerisi

Revision History

Revision Number Revision Explanention Revision Date
2 25.10.2022