Görev Tanımı
PP5.1.GT.0305, R2, Aralık 2021
Görev Adı: ORT-Sekreter
Kod: GT305
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Görev yaptığı birimin resmi kurum ve birimler arasındaki iletişimini sağlamak,
- Görev yaptığı birimin telefon görüşmelerinin yapılmasını sağlamak ve randevularını organize etmek,
- Görev yaptığı birimin bayram ve özel günlerde kutlama ve tebrik mesajlarını hazırlamak,
- Görev yaptığı birime özel evrak davetiye ve dergileri sunmak,
- İmzaya açılan evrakları ilgili yöneticiye sunmak,
- Görev yaptığı birim yöneticilerinin telefon görüşmelerini sağlamak,
- Görev yaptığı birimin tüm protokol işlerini takip etmek,
-
Görev yaptığı birimin faks çekim işlerini yapmak,
- Görev yaptığı birimde düzenlenen etkinliklere davetiye ve faks göndermek.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Birimde görevli diğer personel
Aranan Nitelikler
657 sayılı Devlet Memurları Kanunu'nda belirtilen şartları taşıyor olmak.
Revizyon Geçmişi
Revizyon Numarası
Revizyon Gerekçesi
Revizyon Tarihi
2
13.12.2021
Görev Adı: ORT-Sekreter
Kod: GT305
Hassas Görev: Hayır
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
- Görev yaptığı birimin resmi kurum ve birimler arasındaki iletişimini sağlamak,
- Görev yaptığı birimin telefon görüşmelerinin yapılmasını sağlamak ve randevularını organize etmek,
- Görev yaptığı birimin bayram ve özel günlerde kutlama ve tebrik mesajlarını hazırlamak,
- Görev yaptığı birime özel evrak davetiye ve dergileri sunmak,
- İmzaya açılan evrakları ilgili yöneticiye sunmak,
- Görev yaptığı birim yöneticilerinin telefon görüşmelerini sağlamak,
- Görev yaptığı birimin tüm protokol işlerini takip etmek,
- Görev yaptığı birimin faks çekim işlerini yapmak,
- Görev yaptığı birimde düzenlenen etkinliklere davetiye ve faks göndermek.
Ortak Sorumluluklar
-
Etik Kurallara uygun davranışlarda bulunmak, görevlerini yerine getirmek.
-
Mevzuatı takip etmek, değişiklikler hakkında birim üst yönetimine bilgi vererek ilgili iş ve işlemleri yerine getirmek.
-
Görevi ile ilgili tüm faaliyetlerini kalite geliştirme ve iç kontrol sistemi tanım ve düzenlemelerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.
-
Yapacağı iş ve eylemleri, şeffaflık, hesap verebilirlik ve katılımcılık anlayışı içerisinde ve kamu kaynaklarını verimli kullanılacak biçimde yerine getirmek.
-
İş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlere uymak.
-
Görevlerini ve kullandığı otomasyon sistemlerine doğru ve zamanında bilgi girişlerini yapmak.
-
Kalite politikaları ve prosedürlerinden haberdar olmak ve gerekli hallerde güncellenmesine katkı sunmak.
-
PP.5.3.PRS.0001 OMÜ PAYDAŞ GERİ BİLDİRİM YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ gereğince paydaşlarla nezaketli olarak iletişim kurmak, geri bildirim kaynaklarından ulaşan paydaş bildirimini birim paydaş iletişim görevlisine iletmek.
-
Kurumun iç ve dış tetkik/değerlendirme süreçlerine katılım sağlamak.
Vekalet Durumu
Aranan Nitelikler
Revizyon Geçmişi
| Revizyon Numarası | Revizyon Gerekçesi | Revizyon Tarihi |
|---|---|---|
| 2 | 13.12.2021 |