ÜNİKYS - Kalite Yönetim Sistemi

Process

Back

PP4.6, R3, October 2021

Kütüphane Hizmetleri Süreci

Generate PDF

ENTRIES	RESOURCES	OUTPUTS
PROCESS COORDINATOR: fyazici@omu.edu.tr
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Kurumun ihtiyaçları doğrultusunda elektronik ya da basılı ortamlardaki bilgiyi sağlamak, organize etmek ve bunu sunmak, çeşitli kurumlardan bilgi kaynakları sağlamak, kurumun bilgi ihtiyaçlarına yanıt vermek, bilgiye hızla ve kolayca erişmek için gerekli düzenlemeleri yapmak, elektronik tabanlı bilgi hizmetleri sunmak
Kullanıcılardan gelen talepler (E-posta, Telefon, Bireysel Başvuru, Dilekçe Sosyal Medya Hesapları) Üst yönetimden gelen talepler Dış kurumlardan gelen talepler Diğer Kurum ve Kuruluşlarla imzalanan Protokoller Rektörlükten gelen yazılar (senato kararları, daire başkanlıklarından gelen yazılar vb.) Sağlanan materyal Yayın Dosyası OMÜ İş Takvimi	Fiziki Mekan ve Ofisler Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları İnsan Kaynağı EBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat LİBRA Otomasyon Sistemi Basılı Kaynak Elektronik Kaynak Performans Yönetim Aracı (InCite) Kültür Bakanlığı Web Sayfasında yer alan E-formlar (Kültür ve Turizm Bakanlığı Yayın Standartları ve Derleme Bilgi Sistemi) Ödünç İstasyonu Elektronik Abonelikler Basılı Abonelikler TÜBESS KİTS	Lisanslar Teknik işlemleri bitmiş ve kullanıma sunulmuş materyaller Kullanım İstatistikleri Bibliyometrik Analiz Raporu Eğitim Sunusu Eğitim Dokümanları ISS/ISB/ISM Numaraları Barkod ve Sırt Etiketleri Kupür Derleme Formu LİBRA Otomasyon Sistemi Kaydı Web sayfasında sunulan tam metin içerik Elektronik veya basılı materyal Elektronik Form Kaydı Kelime İşlemci Programı Hesap Tablosu Programı

Activities

F4.6.1 Bibliyometrik Analiz

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Atıf dizinlerinde yer alan üniversitemiz adresli bilimsel yayınlara ait verileri toplamak ve analiz hizmetlerini gerçekleştirmek.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Atıf dizinlerinde yer alan Üniversitemiz adresli bilimsel yayınların tespit edilmesi Bu yayınların türlerine göre belirlenmesi (tam makale, derleme, bildiri, kitap bölümü, vaka sunumu, poster vb.) Yayınlar yazar, bölüm, fakülte, alan dizin bilgilerine göre ayrıştırılması Atıf raporu düzenlemesi (yazarların kendi yayınlarına yaptığı atıflar, dışarıdan gelen atıflar, ortalama atıf sayısı, h-index bilgisi vb.) Öğretim üyesi başına düşen yayın, atıf sayısını hesaplaması	KDDB Bilgi Yönetim ve Erişim Sistemleri Ofisi Personeli Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.3.PRS.0005 OMÜ AKADEMİK YÜKSELTİLME VE ATANMALARDA UYGULANACAK ESASLAR YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0001-Bibliyometrik danışma hizmetleri iş akış süreci
Tracking Criterion:

F4.6.2 Engellilere Kütüphane Hizmetleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Görme engelli kullanıcılar için teknik destek vermek ve dijital kaynak üretmek.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Görme engelli kullanıcıların taleplerine göre kaynak listesi oluşturulması Kitap sayısallaştırma, sesli kitap oluşturma işlemlerin gerçekleştirilmesi Braille Alfabesi çıkışlı yazıcı ile kabartma baskı imkanı sağlanması	KDDB Engelli Kullanıcı Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0002-Engelli kütüphane hizmetleri iş akış süreci
Tracking Criterion:

F4.6.3 Kullanıcı Eğitimi / Bilgi Okuryazarlığı Programları

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Akademik ve idari personele; lisansüstü, lisans, ön lisans öğrencilerine ve dış kullanıcılara bilimsel bilgiye erişim/genel tanıtım amaçlı sunumlar yapmak, fiziksel mekan tanıtımı gerçekleştirmek, kütüphane koleksiyonuna erişim, e-kaynakların tanıtımı ve kullanımı, web hizmetleri, otomasyon programının tanıtımı yapmak, referans yönetim ve intihal programlarına ait konu odaklı eğitim vermek.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Eğitim verilecek grupların oluşturulması Kullanıcı beklenti ve gereksinimlerine uygun kullanıcı eğitimlerin organize edilmesi Eğitim verilecek gruplara; fiziksel mekan tanıtımı, kütüphane koleksiyonuna erişim, kaynakların tanıtımı, internet hizmetleri, otomasyon programının tanıtımı yapılması. Koleksiyona dahil edilmesi istenen kaynaklar için izleyecekleri yol hakkında da bilgi verilmesi	KDDB Eğitim ve Halkla İlişkiler Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0003-Kullanıcı eğitimi iş akış süreci
Tracking Criterion:

F4.6.4 ISSN/ISBN/ISMN Sağlama

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesi Yayın Komisyonu tarafından yayımlanması uygun görülen basılı ve elektronik bilimsel ve edebî yayınlar ile ders aracı olarak kullanılacak kitapların, bildiri kitaplarının ve Üniversite Yönetim Kurulu tarafından basılması istenen yayınlara ISSN/ISBN/ISMN tahsis etmek.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Kurumsal yayınlara ait ISSN/ISBN/ISMN taleplerin alınması Numara tahsis edilmesi istenen yayına ait bibliyografik bilgiler alma Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın web sayfasındaki formlar doldurularak başvurunun yapılması Onaylanan ISBN/ISSN/ISMN bilgileri ilgili kişilere bildirilmesi	KDDB ISBN-ISSN-ISMN Sağlama Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0004-ISSN-ISBN-ISMN sağlama iş akış süreci
Tracking Criterion:

F4.6.5 Kataloglama ve Sınıflama

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Kütüphaneye sağlanan basılı ya da elektronik kaynakların kolay ve çabuk biçimde kullanıcıya ulaşmasını sağlamak amacıyla materyalin; uluslararası standartlarda kataloglanması ve sınıflanmasını, konu başlıkları ve yer numaralarının verilmesini, bibliyografik tanımlama öğelerinin otomasyon sistemine verinin depolanması ve kullanıma açılması amacıyla MARC formatında aktarılmasını amaçlamaktadır.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Materyalin kütüphane kataloğunda olup olmadığı kontrol edilmesi AACR2'ye göre kataloglaması, Dewey Onlu Sınıflama Sistemine göre sınıflaması yapma Libra otomasyon sistemine MARC 21 formatında veriler girilmesi Bibliyografik künyenin demirbaş, tam metin, web bağlantısı vb. uygulamaların yapılması Sırt etiket ve barkodların yapıştırılması Kullanıcıların hizmetine sunulmak üzere ilgili birimin raflarına gönderme	KDDB Birim Kütüphaneleri Personeli KDDB Kataloglama ve Sınıflama Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.İŞA.0006-Kataloglama ve Sınıflama İş Akış Süreci
Tracking Criterion:

F4.6.6 Kupür Derleme

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Ondokuz Mayıs Üniversitesi ile ilgili yerel ve ulusal yazılı basına yansıyan haberleri derlemek ve kupür yapmak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Abone olunan yaygın ve yerel basında haber taraması yapılması Tarama sonucu Üniversitemiz ile ilgili haberler derleme ve kupür yapılması Merkez Kütüphane web sayfasında yer alan Basında Üniversitemiz içeriğinde yayınlaması Yıl sonunda Üniversitemizle ilgili haber istatistikleri hazırlayıp yayınlanması	KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kupür Derleme Ofisi Personeli KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0002-Küpür Derleme Formu PP.4.6.İŞA.0009-Kupür Derleme İş Akış Süreci
Tracking Criterion:

F4.6.7 Dolaşım (Ödünç Verme) Faaliyeti

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Kütüphane koleksiyonundan kütüphane içinde ve dışında kimlerin ne şekilde yararlanabileceğinin belirlendiği işlemleri, uygulamaları, kuralları, çalışmalarına yansıtarak ödünç alma, süre uzatımı ve iade işlemini gerçekleştirmek.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Materyalin dolaşıma çıkmaya uygun olup, olmadığının tespit edilmesi Kullanıcı, öğrenci numarasını ya da personel kurum sicil numarasını belirterek kişiye ödünç materyal alıp alamayacağının tespit edilmesi Görevli, kitapların arka iç kapağında yer alan tarih pusulasına iade tarihini kaşeleyerek, elektronik güvenlik şeridini pasif duruma getirip otomasyon dahilinde barkod okuyucu ile işlemi sonlandırılarak, materyallerin ödünç verilmesi	KDDB Dolaşım Ofisi Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0003-Kitap İstek Formu PP.4.6.İŞA.0015-Ödünç Verme İşlemleri İş Akış Süreci
Tracking Criterion:

F4.6.8 E-Kütüphane

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Bilgi teknolojilerinin kütüphanede sürdürülebilirliğini ve abone olunan/satın alınan elektronik kaynakların üniversitenin tüm birimlerinden erişilebilirliğini sağlamak. Sağlama, sunma, kullanım, analiz döngüsünde elektronik kaynakları yönetmek.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Talep doğrultusunda abone olunması ya da kullanılması uygun görülen veri tabanlarının belirlenmesi Abone olunan veri tabanlarının web sayfası üzerinden duyurusunun yapılması E-kaynaklara kampüs içerisinden erişiminin sağlanması	KDDB Bilgi Yönetim ve Erişim Sistemleri Ofisi Personeli Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ
Tracking Criterion:

F4.6.9 Koleksiyon Geliştirme

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Merkez Kütüphane ve Birim kütüphanelerine, yayın alımı detay programını hazırlamak, seçimini yapmak ve kaynakları sağlamak, yayın bağışlarını mevcut kütüphane politikasına göre değerlendirmek.
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Yayın alımı detay programının hazırlanması Yayınların seçiminin yapılması Kaynakları sağlama Yayın bağışlarını mevcut kütüphane politikası çerçevesinde değerlendirilmesi	KDDB Bilgi Yönetim ve Erişim Sistemleri Ofisi Personeli Kütüphane Teknik Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0001-Bağış Materyal Formu PP.4.6.FR.0003-Kitap İstek Formu PP.4.6.İŞA.0016-Bağış İşlemleri İş Akış Süreci
Tracking Criterion:

F4.6.10 Referans Hizmetleri

Show

Activity Steps	Officer	Information/Recipe Documents	Registration Type
Goal of the Activity: Kütüphane kaynakları içinde bulunmayan yayınların yurt içi kurum ve kuruluşlardan ödünç alınması için gereken iş ve işlemleri yerine getirmek
Units in Which the Activity Is Carried Out: KÜTÜPHANE VE DOKÜMANTASYON DAİRE BAŞKANLIĞI
Elektronik ortamda, telefonla ya da şahsen başvuran kullanıcının bilgi - belge talebinin Kütüphane kaynaklarında olup, olmadığına bakılması Talep edilen bilgi – belge başka bir kurumda varsa, KİTS veya Türkiye Belge Sağlama ve Ödünç Verme Sistemi (TÜBESS) ile bilgi-belge sağlanması	KDDB Birim Kütüphaneleri Personeli KDDB Kullanıcı Hizmetleri Birimi Yöneticisi KDDB Referans-İşbirliği Ofisi Personeli KDDB Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı	PP.4.6.PRS.0001 OMÜ KÜTÜPHANE YÖNERGESİ PP.4.6.FR.0001-Bağış Materyal Formu PP.4.6.FR.0003-Kitap İstek Formu PP.4.6.İŞA.0019-Referans Hizmetleri İş Akış Süreci
Tracking Criterion:

Tracking Criterions

Code	Tracking Criterion	Status	Tracking Frequency	Related Units	Realization Value
İK4.6.2.1	Koleksiyona eklenen sesli kitap sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.2.2	Birimden faydalanan engelli kullanıcı sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.3.1	Talep edilen eğitim sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.3.2	Verilen eğitim sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.3.3	Verilen eğitim/program ile ilgili yapılan şikayet sayısı (olumsuz geri bildirim)	Active	12		0	Goals
İK4.6.5.1	Teknik işlemleri bitip dolaşıma çıkan materyal sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.7.1	Kurum içi ödünç verilen materyal sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.7.2	Kurum dışına ödünç verilen materyal sayısı (KİTS, TÜBESS Kapsamında)	Active	12		0	Goals
İK4.6.7.3	Zamanında iade edilmeyen materyal sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.7.4	Kaybolan, hasar gören materyal sayısı	Active	12		0	Goals
İK4.6.8.1	İndirilen tam metin materyal sayısı (makale, tez, kitap, kitap bölümü)	Active	12		0	Goals
İK4.6.9.1	Sağlanan kaynak sayısının artış oranı	Active	12		0	Goals
İK4.6.10.1	Kurum dışından gelen taleplerin karşılanma oranı	Active	12		0	Goals
İK4.6.10.2	Kurum içinden gelen taleplerin karşılanma oranı	Active	12		0	Goals
İK4.6.10.3	Ortalama termin süresi	Active	12		0	Goals